Юридические тонкости визирования документов

Визирование документов – это что такое? Правила визирования

Деятельность предприятий и организаций подпадает под действие определенных законов. Нарушение их недопустимо. С этим возникают определенные проблемы, избегать которые позволяет специальная процедура – визирование документов. Это процесс, направленный на выявление недостатков в проекте и их устранение. Порядок его обычно определяется отдельным правилом. Давайте во всем разберемся.

Что такое визирование документов?

Это только дома можно решить все проблемы беседой с близкими, на предприятии такой порядок действий приводит к нарушениям, караемым штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Все дело в том, что нынче принята узкая специализация.

Бухгалтер, к примеру, прекрасно знает свою часть законодательства, но путается в кадровых документах. А ведь работа любой организации – процесс довольно сложный, регламентируемый кучей постановлений, распоряжений и иных документов. Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им.

Это процедура проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений.

Организация работы

Любая деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется документами. В нашем случае издается приказ о визировании документов. На основании текста этой бумаги и проводится процедура.

Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект. Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки.

Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается юридическое подразделение совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить. Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности.

Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов

Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист.

Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист – провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте.

Визирование документов – это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.

Порядок проведения

Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям.

Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой.

Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше.

Исходя из этого можем сказать, что визирование документов – это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.

Когда проводится согласование

С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и локальным актам. Этот процесс называется согласованием.

Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет.

Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!

Визирование документов: образец

С обратной стороны проекта документа необходимо выделить место для того, чтобы специалисты смогли оставить свои данные. К ним относятся:

• должность;
• подпись;
• расшифровка Ф.И.О.;
• дата.

Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта.

Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов.

Визирование-согласование документа выглядит так:

Начальник юридического отдела _________________ (Сергеев М.М.)

Дата, подпись

Виза ознакомления

Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной.

Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, подпись, расшифровку Ф.И.О.

и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.

Сложные распоряжения

Государственные учреждения, занимаясь подготовкой нормативно-правовых актов, тоже проводят визирование документов в организации. Только зачастую времени и сил на это уходит намного больше.

Дело в том, что распорядительные документы должны получить экспертную оценку множества подразделений, иногда и сторонних учреждений. Проект отправляют по порядку в каждое. Дождавшись замечаний, исполнитель направляет оба документа следующему эксперту.

И так продолжается до тех пор, пока каждый не выскажет свое мнение. Их записки необходимо обработать, провести корректировку текста и все провести заново с самого начала. Принятие документов затягивается надолго.

Источник: http://fb.ru/article/272950/vizirovanie-dokumentov---eto-chto-takoe-pravila-vizirovaniya

Составление договора с адвокатом: особенности :

Каждый из нас может попасть в сложную ситуацию, в которой не обойтись без помощи адвоката. Он, как представитель ваших интересов, обеспечит вас необходимой правовой поддержкой и защитой, изыскивая доводы в вашу пользу.

Для оформления ваших отношений как клиента и исполнителя вам потребуется правильно осуществить процесс составления договора с адвокатом. Вам необходимо помнить, что вы вполне можете не знать тонкостей закона, поэтому именно вам как второй стороне договора необходимо проявить особую бдительность перед его подписанием.

Что представляет собой соглашение

Окончательно определившись в вашем намерении о сотрудничестве, вы и адвокат закрепляете его в соглашении об оказании юридических услуг (либо о ведении дела) в письменной форме. На основании этого документа адвокат оформляет ордер и вступает в данное дело, руководствуясь своими процессуальными правами. Это касается и особенностей составления адвокатом проекта договора купли-продажи.

В соглашении будут фигурировать условия по оплате услуг адвоката.

Они будут считаться выполненными тогда, когда в кассу адвокатского кабинета (или образования) будет внесена оплата, а вы при этом должны в обязательном порядке на руки получить платежный документ. Именно с этого момента адвокат может оказывать вам всю предусмотренную законом помощь: консультации, разъяснения законодательства, юридически значимые действия в вашу защиту.

Соглашение – это двусторонний договор, заключаемый в письменной форме. Он может быть как возмездным (оплачиваемым), так и безвозмездным. Последнее имеет место тогда, когда судебные или правоохранительные органы назначают кому-либо адвоката, а также в частных случаях.

Клиент должен быть информативно подкован

Некоторые моменты при составлении договора с адвокатом, необходимо знать каждому клиенту:

• В договоре должна быть указана точная сумма денег, которую вы оплачиваете за оказание вам юридических услуг.
• Адвокат отличается от юриста закрепленными на законодательном уровне полномочиями, в силу которых имеет право защищать интересы по гражданским и уголовным делам на всех этапах. Это касается и аспектов деятельности адвоката при составлении договора перевозки, например.

• Будет лучше, если в соглашении будут подробно перечислены все действия, которые предстоит выполнить адвокату. Например, в ваших интересах адвокат может запрашивать документы из архива, из банка, может получать за вас денежные суммы (если вы доверяете адвокату и сами этого сделать не можете из-за географической удаленности или в силу иных причин). Не прописав какое-либо из возможных действий в соглашении, вы рискуете столкнуться с большими трудностями в ходе дела.
• Адвокат должен вам подробно и доходчиво разъяснить все неясности, которые у вас вызвали те или иные пункты соглашения.

Полномочия, необходимые для подписания договора с адвокатом

Если ваш адвокат работает в адвокатском бюро, то подписывать соглашение должен его управляющий партнер. В случае с коллегией адвокатов документ подписывается председателем ее президиума. В адвокатском кабинете достаточно, чтобы соглашение подписал сам адвокат, скрепив свою подпись печатью своей организации.

В том случае, когда адвокат назначен решением судебных или правоохранительных органов, соглашение не заключается вовсе.

Общее содержание договора

Составление договора с адвокатом сопровождается множествами нюансов. Соглашение должно содержать информацию о его предмете. Это, прежде всего, содержание услуг, перечень условий и описание требуемых действий поверенного. Все это тщательно согласовывается обеими сторонами.

Помимо этого, в договоре описываются условия и периоды оплаты услуг, то, в каком виде вы будете оплачивать (компенсировать) расходы адвоката, связанные с вашим поручением, а также характер ответственности вашего правозащитника.

Язык документа должен соответствовать деловому стилю, быть точным, избегать двучтений и расплывчатости.

Форма соглашения

В ст. 25 Закона об адвокатуре предписано, что соглашение должно заключаться на бумаге. Однако некоторые адвокаты предлагают доверителю заключить договор в устной форме.

Делать этого не нужно ни в коем случае.

Составление договора с адвокатом – это признак добросовестности поверенного, ведь устное соглашение не будет иметь фактологической основы и поможет адвокату в случае чего избежать ответственности.

В соглашении указываются паспортные данные ваши и поверенного, его номер, зафиксированный в реестре адвокатов, а также дата выдачи и номер удостоверения адвоката. Прописываются данные о его организации.

Кроме того, рекомендуется указать и название адвокатской палаты, где числится ваш адвокат.

Затем, как мы говорили выше, прописываются все условия, которые выполняете вы как клиент и поверенный как ваше доверенное лицо.

После заключения договора адвокату выдается доверенность, которую заверили в нотариальной конторе. В тексте доверенности перечисляются все полномочия адвоката как вашего защитника. Срок документа может быть разным в зависимости от частностей дела.

Размер оплаты адвокатских услуг

Ставок и тарифов на адвокатские услуги не существует в закрепленном виде, поэтому вознаграждение определяется по соглашению сторон. Его выплата производится путем внесения данной суммы в кассу организации с последующей выдачей квитанции оплатившему. Данные обстоятельства справедливы, например, к деятельности адвоката при составлении проекта договора залога.

Размер гонорара напрямую определяется сложностью дела. В иных адвокатских конторах используют практику гонорара успеха, хотя это и противоречит требованиям закона РФ.

Согласно его букве запрещено определять размер оплаты адвокатских услуг в зависимости от результатов дела доверителя. Правда, имущественные споры к этому случаю не относятся.

Здесь традиционно вознаграждение адвоката устанавливается в пропорциональной зависимости от цены иска (в случае, если дело завершено в пользу доверителя).

Важно знать, что в адвокатском деле всегда возможны как юридические, так и финансовые риски, возможные в период исполнения поручения, которые, например, зависят от принятия новых законов или поправок к ним.

Правовые основания исполнения адвокатского соглашения

Поверенный обязуется исполнить заключенное с доверителем соглашение в соответствии с его позицией, если она является правомерной, реальной, конкретной и осуществимой. Клиент должен получить разъяснения от адвоката о том, что все его просьбы и пожелания, связанные с нарушением закона, будут отклонены.

Также адвокат не вправе давать гарантий об успешном исходе дела, кроме своей добросовестности и использовании всех доступных в рамках закона средств. Необходимым является и выполнение условий, установленных Гражданским кодексом РФ.

Деятельность адвоката при составлении проекта договора перевозки, например, заключается в подготовке правовой документации, проверке этих бумаг и контроле момента последующего подписания соглашения.

Если возникнет спорная ситуация, то клиенту рекомендуется сразу же обращаться в Адвокатскую палату, прикрепленную к его территориальному образованию.

Если вы не согласны с действиями вашего поверенного или возник конфликт, то разрешиться эта ситуация может лишь с помощью правоохранительных либо судебных органов.

Преступления, совершаемые адвокатами, проверяются в особом порядке, что связано с их правозащитным статусом.

Доверие к адвокату

Взаимное доверие между клиентом и адвокатом лежит в основе их взаимодействия. То же можно сказать и о деятельности адвоката при составлении публичного договора.

Адвокат по характеру его деятельности должен создавать особую атмосферу отношений со своим доверителем, ведь тот в ходе дела предоставляет личную, а порой и интимную информацию о себе и своей личной жизни, либо раскрывает коммерческую тайну или данные третьих лиц. Все это обозначается в законе термином “адвокатская тайна”.

Что должно настораживать клиента

Практика знает немало случаев злоупотребления адвокатами своим статусом, вплоть до мошенничества, т. е. заведомого обмана клиента. Признаками недобросовестного отношения адвоката к своим обязанностям являются:

• невнесение оплаты вознаграждения за адвокатские услуги в кассу организации, к которой причислен поверенный;
• отказ передать соглашение для регистрации в соответствующее адвокатское образование;
• включение в договор условий, при котором сумма вознаграждения зависит от исхода дела (кроме имущественных споров);
• подписание с клиентом договора займа, что переводит отношения между клиентом и исполнителем в гражданско-правовую плоскость (и позволит избежать ответственности в дальнейшем).

Во всех этих случаях клиенту необходимо обратиться в суд или правоохранительные органы за защитой своих прав.

Источник: https://BusinessMan.ru/sostavlenie-dogovora-s-advokatom-osobennosti.html

Юридическая экспертиза документов: правила, цели, особенности

Из этой статьи вы узнаете:

• Каковы задачи юридической экспертизы документов
• Из каких этапов состоит юридическая экспертиза документов
• Какие вопросы должны быть поставлены при этом
• Как должно выглядеть заключение юридической экспертизы

Юридическая экспертиза документов – это проверка их соответствия действующему законодательству. Данная процедура дает возможность увидеть нелегитимную форму или содержание, избежать юридических ошибок, прояснить моменты с неоднозначным толкованием при заключении соглашений, обнаружить ничтожные или спорные условия.

Задачи и особенности юридической экспертизы документов

Правовая экспертиза юридических документов направлена на изучение бумаг, оформляемых в той или иной сфере законодательства.

Данная юридическая услуга применима в сложных ситуациях, в которых возникает необходимость подтвердить соответствие гражданско-правовых и хозяйственных договоров, приказов, прав собственности и т. д.

действующему законодательству, а также выявить соответствие интересам клиента.

Юрист-эксперт составляет перечень специальных вопросов, ответы на которые прояснят содержание и особенности соглашения между сторонами. В компетенции данного специалиста – установление списка бумаг, которые нужны для составления договоров, а также содержащихся в них положений: акты, доверенности, дополнения и пр. Юридическая экспертиза документов осуществляется для:

1. Установки факта нарушения законодательных актов в документах.
2. Исследования отдельных положений договора, которые могут касаться прав и обязанностей сторон, порядка расчета, форс-мажорных обстоятельств, гарантий, ответственности и т. д.
3. Расшифровка и детализация положений того или иного соглашения.

Нарушения действующего законодательства, которые выявляются при экспертизе юридических бумаг, могут быть допущены как случайно, по причине некомпетентности в правовых вопросах, так и умышленно.

Уровень соответствия нормативным актам может проверяться как в бумагах физических лиц, так и в законодательных документах муниципальных или региональных представительств (выявляются моменты отклонения от ФЗ).

Правовая экспертиза юридических документов выносит решение о соответствии их таким нормативным документам:

• федеральные законы;
• кодексы РФ (Гражданский, Уголовный, Процессуальный и пр.);
• нормы и правила, установленные государственным органом в подконтрольных областях;
• муниципальные и региональные законы;
• прочие законы и подзаконные акты.

Экспертиза может быть назначена в ходе судебной тяжбы по вопросам исполнения оговоренных в договоре обязательств, если какая-то из сторон имеет претензии к его легитимности.

Инициировать экспертизу документа может работник или группа трудящихся в организации, которые считают, что договоры, приказы или контракты, составляемые руководством, противоречат законодательству или конституционным правам самих сотрудников.

Юридическая экспертиза документов может осуществляться заблаговременно для исследования соглашений перед заключением долгосрочного или дорогостоящего контракта. Это делается с целью установления правомерности сделок и поможет предотвратить судебные разбирательства, которые возможны при непрозрачных условиях подписываемых документов.

Часто юридическая экспертиза документов помогает лучше понять положения тех или иных бумаг, замаскированные юридические смыслы и подводные камни, незаметные для граждан, чья сфера деятельности далека от юриспруденции. Ведь повседневные и юридические понятия и формулировки часто могут трактоваться по-разному.

Человек, не владеющий юридическими узкоспециальными терминами, может понимать смысл далеко не так, как хотел его передать составитель документа.

Особенно если его подготовил опытный юрист, который может умышленно завуалировать невыгодные для контрагента условия таким образом, что неискушенному читателю они будут просто незаметны.

Таким образом, правовая экспертиза юридических документов перед их подписанием поможет избежать правовой кабалы.

Причины и этапы проведения юридической экспертизы документов

Важно! Юридическая экспертиза документов крайне рекомендована в следующих случаях:

• превентивно, при подписании контрактов или иных соглашений, предоставленных контрагентом для минимизации или предотвращения возможных рисков при совершении сделок (договоры подряда, инвестирования и т. д.);
• с целью предотвращения ошибок в планировании бухгалтерского и налогового учета;
• прежде чем обратиться в суд для объективной оценки собственной правовой позиции;
• для анализа процессуальной документации (иски, постановления, претензии);
• для подтверждения законности ответов государственных и муниципальных органов, составленных в связи с подачей жалоб или заявлений;
• для доказательства правомерности собственных действий, решений и документов;
• перед совершением сделки купли-продажи ценного имущества для сохранения собственного морального и материального состояния от действий недобросовестных контрагентов (наличие прав собственности, техдокументация БТИ, соответствие правилам регистрации объекта и т. д.);
• при подписании кредитных договоров;
• перед оформлением брачных контрактов;
• в иных ситуациях с целью соблюдения прав и свобод физических и юридических лиц.

Правовая экспертиза юридических документов проходит в несколько шагов:

1. Подготовка. Физическое или юридическое лицо, заказывающее юридическую услугу, передает исполнителю нуждающиеся в проверке документы, описывает их сферу использования и цель заключения (могут предоставляться как на бумажном, так и на цифровом носителе).

2. Юридический анализ. Определяется уровень соответствия предоставленных бумаг законодательству государства, в котором они должны быть исполнены.
3. Исследование внешней формы изложения документов, в частности, на наличие необходимых реквизитов.

4. Передача клиенту письменного заключения экспертизы, в котором подробно обоснованы соответствие или несоответствие представленных материалов законодательству, возможные риски и последствия подписания данного договора.

   В заключении могут также даваться ссылки на ошибки, содержащиеся в документе, с рекомендациями по их исправлению.

Юридическая экспертиза документов может проводиться как в отношении одного договора, так и пакета бумаг, относящихся к той или иной сделке.

Услуга может заказываться отдельно или как часть комплексной правовой помощи.

В конце экспертного заключения по договору содержится рекомендация о дальнейших действиях клиента: подписание, корректировка или отклонение в связи с рисками и невыгодными условиями.

Сроки проведения данной процедуры будут зависеть от:

• количества задач, поставленных перед экспертом, и их характера;
• особенности и степени сложности исследуемого документа и ситуации, для которой он создан;
• степени занятости компании или специалиста, выбранных клиентом для проведения экспертизы.

Часто процесс занимает не более суток. Но в некоторых случаях проверка затягивается на 1-2 недели. В сложных ситуациях сроки исследования устанавливаются на договорных началах.

Стоимость экспертизы юридических документов на соответствие законодательству зависит от политики самой организации, предоставляющей данные услуги, а также от сложности поставленной задачи. Претензионно-исковые бумаги исследуются по меньшей цене. Более высокая стоимость данной услуги в отношении коммерческих, организационных или распорядительных документов.

Какие вопросы задавать во время проведения юридической экспертизы документов

Перечень вопросов, которые задаются специалисту, должен находиться в сфере его компетенции. Поэтому уместно составлять вопросы вместе с выбранным экспертом.

Ниже представлен типовой список вопросов юристу, осуществляющему правовую экспертизу документов.

Он далеко не полный, но на его основе могут быть сформулированы и другие проблемы, с которыми в состоянии справиться правовой эксперт. Вопросы юристу могут касаться следующих моментов:

• правильность составления предоставленного документа;
• уровень соответствия документа основам нравственности и правопорядка;
• степень риска признания документа нелегитимным;
• наличие в содержании документа противоречий действующему законодательству;
• наличие положений, противоречащих конституционным правам и свободам контрагентов;
• наличие и характер допущенных при составлении документа ошибок;
• список приложений, необходимых для соблюдения интересов сторон;
• пункты, подлежащие коррекции;
• пункты, которыми необходимо дополнить исследуемую бумагу, чтобы учесть интересы сторон или клиента, заказавшего экспертизу;
• пункты, подлежащие упразднению;
• расшифровка юридического смысла тех или иных положений;
• какие действия на самом деле подразумевает выполнение данного положения после подписания исследуемого документа;
• потребность в детализации тех или иных положений;
• прозрачны ли условия, изложенные в исследуемой бумаге;
• необходимость в коррекции формулировок для достижения их юридической однозначности;
• наличие ошибок и неточностей в каждом положении;
• присутствие соответствующих полномочий у лица, заверившего бумагу;
• содержание пунктов, ухудшающих положение одного контрагента по отношению к другому;
• риски, связанные с незапланированными расходами (например, налоговыми отчислениями) после подписания соглашения;
• описание последствий в случае отказа от коррекции найденных ошибок и неточностей.

Заключение юридической экспертизы документов

Заключение, которое дается лицу, заказавшему правовую экспертизу юридических документов, состоит из трех частей: вступление, исследование, вывод.

Вступительная часть содержит:

• дата и адрес проведения процедуры;
• основания для ее осуществления;
• данные органа или лица, инициировавшего экспертизу;
• наименование судебно-экспертной организации (необязательно);
• данные специалиста (Ф. И. О., образование, должность, трудовой стаж, ученая степень и т. д.);
• предупредительный пункт об ответственности за преднамеренную дачу ложных результатов;
• перечень вопросов эксперту;
• список исследуемых объектов, способ их доставки (упаковка);
• данные об участниках – свидетелях процесса судебной экспертизы;
• ходатайства о предоставлении дополнительных материалов;
• существенные дополнительные обстоятельства дела.

Исследовательская часть содержит:

• информацию о состоянии исследуемых материалов;
• методику и технические условия экспертизы;
• предварительные результаты проведенных анализов;
• перечень законодательных документов и справочной литературы, используемой в процедуре;
• резюмирование проведенной работы.

Традиционно для каждого вопроса, заданного эксперту, выделяется отдельная часть исследования. Часто текстовое содержание дополняется для наглядности иллюстрациями, фотографиями, схемами, которые выносятся в отдельные приложения. При невозможности дать однозначный ответ в исследовательской части должны быть изложены четкие обоснования этому.

В заключительной части содержатся однозначные ответы на поставленные эксперту вопросы в заданной последовательности.

По каждому из вопросов излагается вывод в таких формулировках, которые не допускают многозначного толкования, или подтверждается невозможность его решения.

Получить консультацию

Нажимая кнопку “Отправить” я соглашаюсь с условиями и положениями обработки Персональных данных

Источник: http://pardus-lex.ru/blog/yuridicheskaya-ehkspertiza-dokumentov/

Право визирования документов

Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, как следует из их названия, касаются, во-первых, только министерств и ведомств и, во-вторых, только шести документов, в форме которых могут издаваться нормативные правовые акты, это – положения, правила, инструкции, постановления, приказы, распоряжения. В частности, в Правилах говорится: “Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если в нормативном правовом акте содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других министерств и ведомств. Согласование нормативного правового акта оформляется визами.

Визирование документов — это что такое? правила визирования

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, то есть завизировать. Для оформления виз существуют особые правила. Давайте посмотрим какие. Визирование необходимо в любой организации, ведь это своеобразный контроль качества документов.

Визирование

Внимание Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например: Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина или Начальник мобилизационного отдела Личная подпись А. Д.

Головин Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации.
Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 — 189).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Порядок согласования и визирование проекта документа

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

• в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
• в их адрес имеются поручения;
• из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией.

Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания.

Внутреннее согласование документов

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта”.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок визирования документов, проекты которых готовятся в федеральных органах исполнительной власти, а именно: законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и приложений к ним, проектов актов Правительства Российской Федерации, а также документов, издаваемых министерствами и ведомствами, – приказов, распоряжений, протоколов.
В Типовой инструкции, в частности, отмечается (п.

Юридические тонкости визирования документов

Обратите внимание! В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела. Когда проводится согласование С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и локальным актам. Этот процесс называется согласованием. Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком.

Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет. Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст! Визирование документов: образец С обратной стороны проекта документа необходимо выделить место для того, чтобы специалисты смогли оставить свои данные.

Зюлькова Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке. При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора.

Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, — устав организации, доверенность. Важно При подготовке соответствующего раздела Инструкции по делопроизводству следует руководствоваться нормативными документами, которые регламентируют порядок согласования документов, а также учитывать специфику деятельности организации. К числу нормативных документов, рассматривающих вопросы согласования документов, относятся:

Источник: http://tk-advokat.ru/2021/04/20/pravo-vizirovaniya-dokumentov/

Внутреннее согласование документов

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами. Согласование документов может быть внутренним (согласование проекта документа с должностными лицами и работниками организации) и внешним (согласование проекта документа с другими организациями).

Внутреннее согласование называется также визированием, а отметка о внутреннем согласовании, проставляемая на документе или листе согласования, – визой. Рассмотрим особенности внутреннего согласования документов.

Круг лиц, визирующих документ

Согласование документа проводится до подписания или утверждения документа. Руководитель организации, подписывающий или утверждающий документ, всегда должен обращать внимание на наличие на документе необходимых виз.

Согласование документа всеми заинтересованными лицами необходимо для принятия правильного управленческого решения, позволяет повысить качество принимаемых решений и ответственность работников организации за их выполнение.

Визирование документа проводится всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа, кому затем придется исполнять документ.

Визируются все документы, содержащие управленческое решение, принимаемое единолично руководителем, например правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, приказы, распоряжения, указания, договоры (гражданско-правовые, трудовые), деловые письма, акты, справки, докладные и служебные записки и др.

Не подлежат визированию документы, отражающие коллегиальную деятельность – деятельность по совместному принятию решений, например постановления, решения, акты.

Круг лиц, визирующих документ, определяется исполнителем (ответственным исполнителем). К визированию проекта документа, как правило, привлекаются должностные лица, компетентные в рассмотрении поставленных вопросов, и лица, которые будут исполнять принятые решения.

Например, приказы по основной деятельности, как правило, визируются:

• руководителем подразделения, подготовившего проект документа;
• руководителями заинтересованных подразделений (исполнителей);
• юридической службой;
• заместителями руководителя организации;
• службой документационного обеспечения управления.

Приказы по личному составу, как правило, визируются:

• руководителем службы персонала;
• главным бухгалтером (приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, установлении надбавок и др.);
• руководителями заинтересованных подразделений;
• юридической службой;
• работником, которого затрагивает содержание приказа (после подписания приказа руководителем).

Деловые письма визируются:

• исполнителем;
• руководителем подразделения, подготовившего письмо;
• руководителями заинтересованных подразделений (бухгалтерии, юридической службы и др.), если этого требует содержание письма;
• заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, если письмо подписывает руководитель.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся значительные поправки, дополнения, замечания, документ подлежит доработке исполнителем, после чего – повторному визированию.

Процесс визирования документа

Визы могут проставляться: на самом документе (на лицевой стороне последнего листа документа под подписью), на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования (визирования).

При визировании распорядительных документов виза чаще всего проставляется на обороте последнего листа документа (подлинника) или отдельном листе согласования. Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

…

Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон

Под визами и указанием исполнителя на листе согласования могут указываться сведения о рассылке. Оформляется это, как правило, следующим образом:

РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)

Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.

Лист согласования является неотъемлемой частью документа и помещается в дело на хранение вместе с документом.

Если основной документ (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение и др.), подлежащий согласованию, имеет приложения, каждое приложение визируется руководителем подразделения-исполнителя.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату подписания.

Например:

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/6280-vnutrennee-soglasovanie-dokumentov