+7(499)495-49-41

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

Содержание

Новые сроки хранения документов в 2018 году

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Таблица: срок хранения бухгалтерских документов

Для организации оперативного доступа к файлам архива необходимо разработать номенклатуру дел. Передачу следует производить в соответствии с графиком, утвержденным приказом руководителя. В этом же приказе необходимо определить должностное лицо, которое будет отвечать за процесс передачи в архив, а также вести номенклатуру принятых дел.

2. С 2016 года бухгалтерские документы с информацией о заработной плате работников и о трудовых отношениях с организацией должны храниться 50 лет. Это распространяется на документы, составленные после 2003 года, созданные ранее хранятся 75 лет. Например, это относится к реестрам сведений о доходах физических лиц.

Еще почитать:  Больничный по беременности и родам 2018 расчет

Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

  • Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
  • Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
  • Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
  • Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.
  • Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
  • Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
  • Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
  • Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
  • Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
  • Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
  • Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
  • Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Каковы стандартные сроки хранения бухгалтерских документов

Общий порядок, в соответствии с которым должны переноситься убытки, указывается в нормах статьи 283 Налогового кодекса, который указывает на возможность всех компаний, понесших определенные убытки, сократить налогооблагаемую базу прибыли за текущий налоговый период на полную сумму этих убытков. Помимо этого, предусматривается также возможность перенесения определенной части полученных убытков на будущие периоды.

В статье 89 Федерального закона №208-ФЗ, изданного 26 декабря 1995 года, а также статье 50 Федерального закона №14-ФЗ от 8 февраля 1998 года приводится перечень бумаг, которые должны храниться обязательно ,и в частности, это касается регистров бухгалтерского учета, первичной отчетной документации, бухгалтерской отчетности и аудиторских заключений по ней, которые должны храниться в течение сроков, определенных в соответствии с перечнем, установленным приказом Министерства культуры №558 от 25 августа 2010 года, но в любом случае эти сроки должны превышать пять лет с момента окончания отчетного года, а более длительные сроки хранения уже могут устанавливаться отдельными нормами Налогового кодекса и федерального законодательства.

Еще почитать:  Что дает выписка из егрн на квартиру

Сроки хранения документов в таблице

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить. Приведем сроки хранения документов в таблице.

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.

Источник: http://uristtop.ru/dekretnyj-otpusk/novye-sroki-hraneniya-dokumentov-v-2018-godu

Таблица сроков хранения документов в организации в 2018 году – скачать

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

Документация, которая ведется организацией, не может быть в свободном распоряжении, поскольку она является отчетной.

В любом случае те бумаги, по которым делопроизводство завершено, размещаются в архиве на некоторый срок, оговоренный в законодательстве.

Если этого не будет выполнено, то возможно привлечение виновных лиц к административной или гражданской, и даже уголовной ответственности.

Чтобы не стать фигурантом нарушения, следует разобраться, какие сроки сохранения бумаг существуют, и что за дополнительные требования к этому процессу предъявляются.

Список документов, необходимых для учета

В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.

Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.

Наиболее часто организация создает собственный архив, в отношении которого распространяются специальные нормы.

Решение о создании своего места хранения является внутренним, и руководство фирмы выдает специальное положение, где прописывается, как именно и в каком порядке будет создаваться место хранения.

Именно там оговаривается и то, кто именно будет отвечать за его формирование и сохранность, каким людям дается допуск к документам, и сколько они будут храниться.

Сроки того, сколько должны сохраняться те или иные бумаги, определяются в Приказе Министерства культуры под номером 558.

В нем говорится о том, что сроки хранения могут разделяться на пять типов:

  1. Постоянно.
  2. До прохождения надобности.
  3. Пока не будут заменены новыми.
  4. До прекращения существования организации.
  5. На определенный срок.

Постоянно хранится достаточно внушительный перечень документов, отличающийся по составу, в нем есть корпоративные бумаги, к примеру Устав, протоколы собрания, документы об имущественных правах и прочие. Также это книги доходов и расходов, внутренние акты и гражданско-правовые договора, но не все.

До отсутствия необходимости хранятся законы и нормативные акты, исполнительные листы сотрудников; книги и журналы, в которых ведется учет копий, журналы учета совместителей и образцы подписей ответственных материально лиц.

До того, как будут заменены новыми, будут находиться на хранении:

  • кодексы профессиональной этики;
  • типовые номенклатуры дел;
  • списки паролей к компьютерной технике, на которой хранится личная информация;
  • формы первичных бумаг;
  • нормативы по труду;
  • перечни тех профессий, которые связаны с тяжелыми или вредными условиями занятости;
  • планы эвакуации;
  • списки детей, имеющихся у сотрудников.

До того, как организация будет ликвидирована, необходимо сохранять описи бумаг, которые выставлены организацией на аукционы или торги при приобретении земель или недвижимости, но в целом весь документальный набор должен передаваться в архивы при закрытии компании.

И наконец, на протяжении определенного срока хранятся:

5 летГражданско-правовые договора
10Технико-экономический паспорт, переписка по поводу доверительного управления имуществом, бумаги о защите информации и продаже движимого имущества
15Относящиеся к электронно-цифровой подписи, востребовании имущества из чужого владения, а также переписка с иностранными компаниями по поводу деятельности
45 летПротоколы и положения об аттестации рабочих мест на опасных и вредных объектах
75 летВсе документы, касающиеся персональных данных и работников, это приказы и распоряжения, штатный состав, регламенты по должностям, лицевые карточки и счета

Бухгалтерские бумаги

Для подавляющего количества документов бухгалтерского типа срок хранения установлен на уровне пяти лет, но есть и отличия в некоторых видах, и это следует рассмотреть подробнее.

В то же время, сроки хранения документов в организации в 2018 году, таблицу можно скачать здесь.

Вид бумагСрок
Финансовая отчетностьСводная годовая и годовая — постоянно, квартальная и месячная — 5 лет и год соответственно
Бюджетные отчетыГодовые — постоянно, квартальные и месячные — 5 лет и год
Передаточные акты и аналитические бумаги к годовым отчетамПостоянно
Отчеты о выполнении сметСводные годовые и годовые — на постоянной основе, квартальные — сроком на пять лет
Документы учетной политики5 лет
Лимиты и фонды зарплатыПо месту разработки и принятия — постоянно, в других компаниях — пока не истечет потребность
Счета-фактуры4 года
Отчеты по драгметаллам, гарантийные письма и переписки по выдаче и возврату ссудНа протяжении 5-ти лет
Свидетельства о налоговом учетеПостоянно
Перечень выплат, с которых не уплачиваются страховые взносы в госфондыПо месту утверждения хранятся постоянно, в других компаниях — пока не поменяются на новые

Остальные бумаги хранятся в среднем 5 лет, но лучше обратиться к специалистам в этой сфере, чтобы разобраться в нормах.

По налогам

Налоговые бумаги следует хранить в обязательном порядке, поскольку любая проверка выявит нарушения и выпишет соответствующий штраф.

В них отражаются все действия и траты с доходами, но обычно они хранятся четыре года, если иное не установлено законом.

Тип бумагиВремя хранения
Первичка за годы получения компанией убытка в учетеНа протяжении всего периода, пока убыток учитывается в налоге на прибыль
Налоговые регистры, бумаги об освобождении от уплаты сборов, декларации юрлиц по всем типам налогов5 лет
Реестры сведений о прибыли физлиц75 лет, и 50 лет — если оформлялись после 2003 года
Книги учета доходов и расходов по УСНДо ликвидации учреждения
Бумаги для использования льгот для региональных проектов инвестиций6 лет

По страховым взносам

Страховые взносы дают человеку возможность в дальнейшем после выхода на пенсию получить государственное довольствие, и если произойдет сбой, или появятся споры, то потребуется документальное подтверждение.

Поэтому подобные бумаги нужно обязательно хранить, и не уничтожать их раньше срока.

ДокументДлительность
Платежки по взносам6 лет
Расчет 4-ФССГодовой — до ликвидации юрлица, квартальный — в течение 5-ти лет от принятия отчета в ФСС
Сведения СЗВ-МНа протяжении 6-ти лет
Ежегодная отчетность персонального характера в Пенсионный фондДо закрытия учреждения
Документ о пересылке отчета в фондОдинаковая с основным отчетом

Кадровые

Кадровые бумаги также должны храниться на протяжении долгого времени, но и тут вступает в действие индивидуальное нормирование.

БумагаПериод сохранности
Оригинал трудовой книжкиДо востребования сотрудником, но не больше 50-ти лет
Личная карточка человека и копии его бумагТрудовой договор с дополнениямиПриказы в отношении кадров75 лет (если сотрудник оформлен до 2003 года), 50 лет — если позже
Больничный лист и расчет5 лет
Отпускной график1 год после момента применения
Штатное расписаниеПока компания не ликвидируется

: по данной теме

Утилизация старых бумаг

Если срок хранения документации истек, то их необходимо уничтожить в оговоренном законом порядке, и для этого следует составить соответствующий акт, в котором будут указаны названия и количество дел, подлежащими деструкции.

Это распоряжение подписывается особой комиссией, утверждаемой генеральным директором по личному приказу.

Далее все бумаги любым удобным способом изымаются из хранения и уничтожаются, причем не оговорено, как это должно произойти.

Какой предусмотрен штраф за их отсутствие

Если на предприятии не будет первички, счетов и налоговых регистров, то налоговая инспекция, которая придет с проверкой, вправе выписать штраф на уровне 10-30 тысяч рублей.

Они могут проверить места хранения, и при выявлении нарушения оформят наказание по статье 120 НК РФ.

Если же не будет документов, которые подтверждают расходы на нужды хозяйственного характера, то проверка снимет расходы по прибыли, а также вычеты по налогу на добавленную стоимость. Как вариант, они вполне могут посчитать размер нужного налога методом расчета.

В деятельности организации возникает большое количество документов, которые нужно не только использовать по назначению, но еще и правильно хранить.

Для каждого типа бумаг существует свой срок, который нужно обязательно соблюдать, а если уничтожить их раньше, то проверка из налоговой инспекции накажет компанию.

Поэтому следует заранее узнать, какой период должен соблюдаться при сохранении документов и какие вообще могут быть такие сроки.

Источник: https://juristhere.ru/tablica-srokov-hranenija-dokumentov-v-organizacii/

Сроки хранения документов в организации

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

Компания обязана хранить бухгалтерские, налоговые и некоторые другие документы. Для каждого вида документов установили свои сроки хранения.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация. 

Компании хранят документы бухучета, налоговые документы, кадровые, корпоративные и многие другие. Для ряда документов существуют особые сроки обязательного хранения.

Многие документы хранят с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558 в соответствии с законом № 125-ФЗ.

Вид Срок хранения
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д.5 лет после окончания периода, за который они составлены
Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы 
Акты сверок
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов)В течение шести лет после окончания года, в котором бумаги последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности
4-ФССгодовые — постоянно, квартальные — 5 лет
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49)В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные бумаги. При отсутствии лицевых счетов кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФОПостоянно, то есть в течение всего срока существования компании
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН
Документы учетной политики5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности
Аудиторское заключение к годовой бухгалтерской отчетностиПостоянно
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)5 лет
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убыткиПлательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок
Инвентарные карточки учета основных средств5 лет после ликвидации основного средства
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности5 лет

Сроки хранения правоустанавливающих и корпоративных документов

Для учредительных документов, а также правоустанавливающих документов, существуют особые сроки хранения. Постоянно хранятся:

  • любые документы, которые имеют отношение к регистрации юридического лица (например, заявления, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о регистрации юридического лица, о ликвидации организации и т. д.);
  • корпоративные документы (устав и другие учредительные документы, изменения к ним, корпоративный договор, протоколы учредительных собраний, список учредителей и др.). Локальные акты о коллегиальных, исполнительных и других органах компании хранят постоянно. Но если вносили изменения, старые версии хранят в течение 3 лет с момента принятия новых;
  • правоустанавливающие документы (свидетельства и сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрацию фирменного наименования, знаков обслуживания).

Кроме того, компания постоянно хранит документы о структурных подразделения, филиалах и представительствах:

  • уведомления об их учреждении,
  • локальные акты, которые регулируют их работу. Если такие локальные акты обновляли, прежние версии хранят в течение 3 лет.

Помимо этого, постоянно хранят лицензии компании и их заверенные копии. Также постоянно хранят локальные акты о введении режима коммерческой тайны.

Компания должна сохранять в течение 5 лет информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в регистрирующих органах.

Систематизирует информацию по судебным делам, ведет учет исполнительного производства, строит отчеты и помогает организовать работу юристов.

Попробовать бесплатно

Сроки хранения бухгалтерских документов

Документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.

Сроки хранения налоговых документов

Компания должна хранить налоговые документы 4 года. Срок хранения считают с 1 января после окончания года или другого налогового периода, когда документ последний раз понадобился для определения сумм налоговых отчислений.

Сроки хранения страховых документов

Документы по страховым взносам хранят в компании в течение 6 лет. Срок хранения начинается с 1 января после того года, когда последний раз сумму страховых взносов определяли с помощью данного документа.

Сроки хранения кадровых документов

Документацию отдела кадров хранят по-разному. Общее правило – срок хранения определяют с даты подписания документа. Если документ составили до 1 января 2003 года, хранить нужно 75 лет. Если документ издали после этой даты, срок хранения равен 50 годам.

Сроки хранения договоров организации

К хранению договоров существуют отдельные требования, в зависимости от типа договора. Некоторые соглашения следует хранить 5 лет с даты завершения срока действия документа.

По общему правилу, если не указаны специальные сроки хранения, компания хранит договоры не менее 3 лет со дня окончания действия соглашения.

3 года – общий срок исковой давности, за это время может понадобиться представить договор как доказательство в суд. Столько же хранят документы, которые получили от контрагентов.

Сроки хранения доверенностей

Доверенности на представление интересов компании хранят постоянно. Если доверенность выдали в связи с конкретным договором, ее нужно хранить столько же, сколько сам договор. Доверенность на представление интересов компании в суде хранят до завершения судебного разбирательства. Общий срок хранения доверенностей – не меньше срока исковой давности.

Сроки хранения судебного архива

По общему правилу документы, которые представляют в суд, компания должна хранить 5 лет с даты принятия судебного акта. Компания по своему усмотрению может определить более длительный срок хранения судебного архива.

Сроки хранения рабочей корреспонденции

Период хранения корреспонденции зависит от степени важности писем и их содержания.

Например, переписку с контрагентом хранят в течение периода действия договора, а также следующие три года с момента прекращения договора. То же правило действует в отношении почтовых уведомлений.

Запросы, уведомления от госорганов и т. п. хранят или согласно указаниям закона, или в течение 3 лет с момента получения.

Обзоры последних изменений

Главные изменения в законодательстве в 2018 году
Посмотрите изменения, которые вступают или уже вступили в силу в 2018 году.

Директоров и учредителей станут чаще привлекать по долгам компании
И другие выводы из Обзора практики Верховного суда № 2/2018 от 04.07.2018

Закупки по Закону № 44-ФЗ с 1 июля: все изменения в одной инструкции
С 1 июля все конкурентные закупки можно проводить в электронном виде, правила для закупок в бумажном виде тоже изменились. Законодатели ввели в Закон № 44-ФЗ новые статьи, которые срочно нужно изучить.

Формулировки договоров, из смысла которых суды делают вывод, что стороны не установили досудебный порядок
Обзор практики.

Изменения в КоАП РФ в 2018 году
Все поправки в одной таблице.

Источник: https://www.law.ru/article/21476-qqq-17-m4-06-04-2017-sroki-hraneniya-dokumentov-v-organizatsii

Сроки хранения кадровых документов в 2018 году для организаций

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

Руководитель любой организации или предприятия обязан обеспечить сохранность документов, в которых содержатся личные данные членов коллектива. Сроки хранения кадровых документов определяются законом. Они регламентируются согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125 от 22.10.2004).

Вся документация подразделяется на несколько категорий:

Согласно современным нормативам, период хранения документа отсчитывается с момента его формирования. Период хранения документации, касающейся личного состава, составляет 50 лет. Данное положение ФЗ № 125 актуально для документов, созданных с 2003 года и позже.

Для архивных сведений, созданных до 2003 года, сохраняется прежний норматив — 75 лет.

С какой целью хранится кадровая документация

Сроки хранения кадровых документов в 2018 не отличаются от зафиксированных в ФЗ №125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.

2017) и являются актуальными как для крупных корпораций и градообразующих производств, так и для маленьких частных компаний с минимальным уставным фондом и с ограниченным документооборотом.

Нормативные положения этой области должны соблюдать и государственные чиновники, и индивидуальные предприниматели.

Основным критерием для определения срока хранения документации является временной отрезок, в течение которого документ, переданный на хранение, нельзя уничтожать физически.

Дольше всего (до 75 лет) или с грифом «бессрочно») хранятся данные, отображающие сведения о личном составе, но это актуально только для документов до 2003 года. В эту категорию входят, прежде всего, трудовые договоры, а также дополнительные положения и соглашения, прилагающиеся к ним. Сюда же относятся личные карточки каждого отдельного сотрудника.

Период хранения личных дел, которые формируют кадровики на производстве или в учреждении, зависит от многих обстоятельств. В частности, штатное расписание учреждения и график отпусков имеют разный уровень важности. Соответственно, и время хранения их отличается: график отпусков хранится 1 год, а штатное расписание — 5 лет.

Схема сроков хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровых документов в архиве таковы:

  • Табели учета рабочего времени: 5 лет для обычных документов; 75 для потенциально опасных условий труда (статья 586).
  • Списки премированных работников: 5 лет (статья 600).
  • Личные дела сотрудников: 50 (см. выше)/75 лет (статья 656).
  • Анкеты лиц, которым было отказано в приеме на работу: 3 года (статья 663).
  • Командировочные удостоверения: 5 лет (статья 668).
  • Списки пенсионеров: 5 лет (статья 685).
  • Графики отпусков: 1 год (статья 693).
  • Приказы по предприятию или учреждению, касающиеся организации административных или хозяйственных нюансов: 5 лет (статья 19).
  • Приказы руководства по предприятию, регламентирующие административную, профессиональную или производственную деятельность: бессрочно (статья 19).

Если имеет место утрата каких-то данных ввиду ненадлежащего хранения, то об этом необходимо делать специальные отметки в архиве. Для того чтобы архив кадровой документации выглядел организовано и был функциональным, необходимо своевременно уничтожать приказы и справки, срок хранения которых истек.

Действия руководства в случае полной или частичной порчи кадровой документации

Чаще всего информация утрачивается на тех документах, срок хранения которых измеряется 75 годами. Как правило, причиной порчи документов является человеческий фактор. В отдельных случаях имеют место нештатные ситуации (пожар или подтопление), в результате чего какая-то часть архива утрачивается.

Если учет персональных данных и всей кадровой документации ведется в электронном формате, то восстановление потребует минимальных усилий. Современные технологии позволяют восстанавливать документы быстро и без проблем.

Если же имеет место бумажный формат, что особенно актуально для документов с длительным сроком хранения, созданным десятилетия назад, то испорченные справки и приказы нельзя просто уничтожить. Они обязательно должны быть заменены аналогами.

Если ответственное лицо позволило себе уничтожение какой-то части утраченных документов, его действия квалифицируются как неправомочные и уменьшающие сроки хранения кадровых документов в организации.

Реставрация трудночитаемых списков или приказов, частично утративших данные, должна выполняться вручную. Восстановление утраченных документов проходит в рамках специальной процедуры, которая включает в себя экспертизу с последующим отражением итогов в акте по предприятию.

Если на предприятии издается приказ об оцифровке архива, то все имеющиеся сведения подлежат переносу в электронный формат. Когда утраченная часть информации восстановлена, испорченные документы можно утилизировать. В каждой компании для этого используются разные способы.

Как правило, первыми отправляются на уничтожение списки отпусков персонала, поскольку срок их хранения измеряется всего двенадцатью месяцами. Серьезным нарушением в организации архива является отсутствие личных дел кого-то из персонала. Причем не имеет значения, о каком количестве отсутствующих личных дел идет речь. Каждое из них оформляется должным образом.

Доукомплектованные личные дела отправляются в архив, согласно правилам хранения кадровых документов в организации.

(5 голос., 4,80 из 5)

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/sroki-hraneniya-kadrovyh-dokumentov-v-organizatsii.html

Сроки хранения документов в 2018 году (таблица)

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

При определении сроков хранения документов в 2018 году компания должна полагаться на действующее законодательство: НК РФ, Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).  

В статье рассмотрим, как долго нужно сохранять документацию в 2018 году, как уничтожить документы и какая ответственность грозит тем, кто нарушил сроки хранения. 

В статью встроен электронный сервис — Сроки хранения документов.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ).

Согласно Федеральному закону  № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил  такой же срок хранения документации  – 5 лет.

Обратите внимание, Минфин уточнил сроки хранения первички для упрощенцев, подробности в статье Первичка на УСН. Что оставить, что выкинуть, что распечатать.

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Как долго хранить кадровые документы

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.

Срок хранения прочих кадровых документов мы привели в таблице ниже.

Таблица: сроки хранения документов в организации в 2018 году

Документ и срок хранения

Бухгалтерский учет

  • первичная документация
  • регистры бухгалтерского учета
  • аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

  • инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

5 лет

  • документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета

5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности

  • квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет

  • годовая бухгалтерская отчетность

в течение всей своей деятельности

5 лет после отчетного года

Налоговый учет

  • книга покупок и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • книга продаж и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • документы, подтверждающие расходы на обучение

4 года

  • документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников

4 года

  • документы, подтверждающие убыток и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Страховые взносы

5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ

  • квитанция о получении 4-ФСС

5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС

Валютный контроль

  • документы по валютным операциям

3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Кадровый учет

  • документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 75 лет со дня создания

  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 50 лет со дня создания

не менее 10 лет 

5 лет

  • штатное расписание и изменения к нему

в течение всей деятельности компании

  • график отпусков работников

1 год после окончания его действия

  • личные документы-оригиналы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.)

до востребования

  • невостребованные — 50 лет
  • невостребованные (оформлены до 2003 года) — 75 лет

Сроки хранения документов в 2018 году (таблица) скачать

Сервис. Сроки хранения документов 

По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января  года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого  имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

Как избавится от старых документов

 Согласно п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.

Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.

Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за  ____ год.

Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения (штрафы)

За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:

  • 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
  • 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов
  • не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов  налоговая база была налогоплательщиком занижена.

Штраф также предусмотрен и Кодексом по административным правонарушениям, но для должностных лиц.  В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ – от 2 000 до 3 000 рублей.

Срочно из редакции!

Оформите подписку на “Упрощенку” со скидкой 10%.

Гарантированный подарок – чайник Galaxy!

Торопитесь! Акция ограничена во времени.

Телефон: 8 800 550-15-57

Подробнее об акции

Источник: https://www.26-2.ru/art/351732-sroki-hraneniya-dokumentov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.