Протокол общего собрания акционеров. Как правильно оформить

Протокол собрания учредителей. Образец 2021 года

Документ под названием «Протокол собрания учредителей» – один из важнейших в пакете документации, сопровождающем текущую деятельность предприятий и организаций, находящихся в организационно-правовом статусе ЗАО, ОАО, ООО или ПАО.

К составлению протокола нужно относиться в высшей степени внимательно, поскольку он относится к категории значимых документов, способных влиять на деятельность фирмы.

Необходимо учитывать и тот факт, что в случае спорных и конфликтных ситуаций, данный документ может быть оспорен в суде.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола собрания учредителей .docСкачать образец заполнения протокола собрания учредителей .doc

Зачем нужен протокол собрания учредителей

Уже начиная с самого открытия Общества, собрание учредителей устанавливает некоторые правила и порядок его работы, утверждает формы документов, назначает ответственных лиц и т.д. и все это подробнейшим образом фиксируется в данном документе. В процессе дальнейшей деятельности протокол также периодически бывает необходим.

Следует отметить то, что документ применяется в двух типах ситуаций:

1. первые четко определены законом (открытие-закрытие Общества, утверждение Устава, выход участников, назначение директора, распределение доходов и убытков и т.п.),
2. вторые – факультативные или говоря иначе добровольные (рассмотрение и прием нормативных актов, согласование сделок и т.д.).

Что делать если кто-то из участников собрания учредителей голосует «против»

Обычно учредители компаний сходятся во мнениях, но, как в любом правиле, здесь есть свои исключения, и иногда кто-то бывает против большинства.

В этом случае, мнение участника следует занести в документ с обоснованием и приложением документов (если таковые были предоставлены).

Если же в суд надумает обратиться участник собрания, проавший «за» решение какого-либо вопроса в установленном общим собранием порядке, и это было зафиксировано в протоколе должным образом, то его шансы на успешное завершение судебного разбирательства будет крайне невелики, поэтому в таких случаях, лучше попытаться договориться с соучредителями мирным путем.

Порядок проведения собрания учредителей

Как было сказано выше, поводом для собрания учредителей могут послужить самые разные обстоятельства. Порядок действия здесь такой:

1. сначала общим анием назначается председатель собрания и секретарь (правда, данная процедура не носит обязательный характер, поскольку довольно часто в составе учредителей Общества всего два участника).

При этом, если председателем собрания должен являться обязательно один из учредителей организации, то секретарем может быть абсолютно любой сотрудник предприятия.

Функция секретаря – протоколирование действий собравшихся и внесение всех необходимых записей в документ, а также обеспечения участников нужным количеством копий.

В некоторых случаях собрание утверждает схему ания, которое может проходить путем простого поднятия рук или же протоколированием мнений.

2. Затем, на повестку дня выносятся проблемы и задачи, по которым требуется принять какое-то решение.

На собрании может обсуждаться как один вопрос, так и сразу несколько. Все они обязательно должны быть вписаны в протокол.

3. После того, как участники вынесут вердикт, он также заносится в документ.
4. В завершение протокол подписывается всеми собравшимися, включая секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все сведения в него внесены верно.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

• о компании,
• дате составления,
• участниках собрания,
• теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
• и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей.

Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2021 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Пример составления протокола

Здесь представлен самый простой вариант протокола собрания учредителей, на основе которого легко можно понять, как составлять более сложные документы.

Вначале бланка пишется

• наименование компании (в полном соответствии с учредительными документами),
• населенный пункт, в котором осуществляет деятельность предприятие
• и дата собрания.

Строкой ниже вписывается номер протокола (по внутреннему документообороту организации).

Далее идет описательная часть:

1. по порядку перечисляются участники (вписывается фамилия, имя, отчество полностью и размер доли в уставном капитале),
2. назначается председатель и секретарь (при необходимости),
3. указываются вопросы, стоящие на повестке дня (отдельными пунктами),
4. вписывается решение (также отдельными пунктами по каждому вопросу).

Если собранию были представлены какие-либо документы, которые сыграли свою роль при обсуждении вопросов, их нужно обязательно указать в приложении. В завершение протокол обязательно должен быть подписан всеми участниками собрания, включая секретаря (если таковой имел место быть).

Источник: https://assistentus.ru/forma/protokol-sobraniya-uchreditelei/

Как правильно составить и оформить протокол общего собрания учредителей ООО

Такой документ, как протокол общего собрания учредителей, имеет особую важность для ООО. Рассмотрим ключевые моменты и общие правила, которых следует придерживаться при его составлении.

Законодательные нововведения 2013 года

В мае 2013 года поправки к Гражданскому кодексу уточнили много важных вопросов, в том числе и вопросы составления протокола общего собрания учредителей. С сентября того же года поправки вступили в силу и начали действовать. особенность нововведения — боле строгие требования к форме протокола. При его оформлении можно позволить себе гораздо меньше вольностей, чем раньше.

Санкция в случае нарушений предельно проста: если протокол был составлен с нарушениями, то все зафиксированные в нём решения собрания учредителей могут быть оспорены. Чтобы документ не был оспоримым, следует внимательно отнестись к составлению протокола. Тем более что требования стали более чёткими, к тому же законодатели ввели унифицированные нормы для ООО и других форм бизнеса: ОАО и ЗАО.

Структура протокола

Рассмотрим структуру протокола в общем виде. Понимание каждой его части вполне способно уберечь от ошибок и позволить уйти от бессмысленного формализма, который часто становится виной этих самых ошибок.

Заголовок протокола

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Чтобы протокол имел юридическую силу, в заголовке необходимо указать полное название организации, которое начинается со слов «Общество с ограниченной ответственностью».

Название структурного подразделения указывается только в том случае, если собрание проводилось в рамках данного подразделения.

Пишется заглавными буквами слово «ПРОТОКОЛ» и располагается на одну-две строки ниже названия ООО. Это название самого документа.

Дата указывается, исходя из того, когда проводилось собрание, а не когда был окончательно оформлен и подписал протокол. Если собрание длилось не один день, а несколько, то указывают дату начала и дата окончания собрания. Оформлять дату можно разными способами:

• цифровым (используется чаще при протоколировании оперативных мероприятий, совещаний);
• буквенно-цифровым (название месяца пишется буквами; после цифры, обозначающей год, пишется слово «года»).

Дата обычно располагается на следующей строке после названия документа (слова «протокол») или над специальной линией-ограничителем в общем бланке.

Обязательно нужно указывать номер (индекс) протокола. Он указывается в той же строке, что и дата собрания. Для индекса и даты может также отводиться отдельное место на общем бланке.

Индекс — это порядковый номер собрания в пределах календарного года, когда оно состоялось, либо в пределах срока действия полномочий учредительного органа.

При использовании порядкового номера от одного до девяти обычно не пишется одна цифра, а ставятся две, то есть: «01», «02» и так далее.

После даты и индекса, на следующей строке, указывается место составления протокола. Необходимо указать название населённого или географического пункта, где состоялось собрание учредителей. При этом можно использовать сокращения, но обязательно те же, что применяются при оформлении почтовых пересылок, например «г.» (город), «обл.» (область), «с.» (село), «р-н» (район) и так далее.

Далее указывается собственно заголовок протокола. Он должен стоять в родительном падеже (отвечать на вопрос «протокол чего?») и согласовываться с коллегиальной деятельностью проведённого заседания.

Располагается данный реквизит на специально отмеченном месте общего бланка или же оформляется от левого поля документа.

Содержательная часть (собственно текст протокола)

Текст протокола состоит, в свою очередь, из двух частей: вводной и основной. Вводная строго формализована, а основная может иметь разный вид.

Во вводной части указываются данные о составе лиц, которые присутствовали на собрании, а также о повестке дня.

После слов «Общего собрания учредителей» через две строки указываются сведения о председателе и секретаре собрания. Оформляются они на разных строках: указывается должность, после неё идёт тире, затем фамилия и инициалы.

Затем ещё через две строки пишется слово «Присутствовали» с двоеточием, и в алфавитном порядке перечисляются все лица — участники собрания. Правила следующие:

1. Должность не указывается. Перечисление следует через запятую, с указанием фамилии и инициалов после неё.
2. Если присутствует более 15 человек, то об этом делается отметка. Пишутся слова: «Список прилагается», а сам список оформляется отдельно и идёт приложением к протоколу.

Если на собрании присутствуют должностные лица, не входящие в состав учредителей, то их должности с фамилиями и инициалами указываются отдельным списком, после слова «Приглашённые» с двоеточием, через две строки после списка присутствующих учредителей.

После этого пишутся слова «Повестка дня» с двоеточием, а затем нумерованным списком (арабские цифры с точками) перечисляются вопросы, которые рассматриваются на собрании. Правила довольно просты:

1. Каждый пункт списка начинается с предлога «О», если отвечает на вопрос «о чём?».
2. Если слушается конкретный доклад, то указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.
3. Порядок следования вопросов обычно определяется степенью их важности: сначала самые главные вопросы, затем второстепенные.
4. Важно формулировать вопросы чётко и лаконично, чтобы при чтении сразу было понятно, о чём идёт речь.
5. Даже если повестка дня была раньше сформирована отдельным документом и разослана участникам заседания, нельзя писать: «Повестка дня прилагается». Эту часть текста нужно в обязательном порядке включить в сам протокол.
6. Иногда речь участников собрания бывает не совсем деловой, эмоциональной, лексически не выверенной. Задача секретаря состоит в том, чтобы сделать формулировки максимально понятными, бесстрастными, деловыми.

Основная часть текста обычно состоит из блоков, озаглавленных словами: «Слушали», «Выступили», «Постановили», «Голосовали». Состав этих блоков может быть разным, но порядок сохраняется.

После слова «Слушали» указывается основной докладчик, после фамилии и инициалов которого (в родительном падеже, отвечая на вопрос «слушали кого?») нужно через тире указать общую тему или мысль доклада (ответ на вопрос «о чём?»).

Затем может быть кратко изложена суть доклада, обычно от третьего лица в прошедшем времени («рассказал», «изложил»), или же используются общие формулировки («по вопросам повестки дня»).

Если доклад был очень объёмным, он может быть оформлен отдельно с указанием: «Текст доклада прилагается».

Принятые учредителями собрания постановления нумеруются по порядку и пишутся после слова «Постановили». Учитываем следующие моменты:

1. Слово «Решили» обычно не используется, так как больше применимо к управляющим органам (совету директоров, например).
2. Каждый пункт списка должен сообщать о конкретном действии, которое должно быть выполнено по результатам собрания.
3. Пункты соответствуют вопросам повестки дня. Если по вопросу есть несколько постановлений, они оформляются как подпункты: «1.1», «1.2» и так далее.
4. Постановления должны отвечать на вопрос «что сделать?».
5. Обязательно указывается срок исполнения.

Если постановление принималось путём ания, то после слова «Голосовали» через двоеточие указывается, сколько проало «за», сколько — «против», сколько воздержались. Может использоваться формулировка «Единогласно».

Оформляющая часть

Скачав и просмотрев протокол общего собрания участников ООО образца 2014 года , следует уделить внимание заключительной, оформляющей части. Правила тут просты, но и их надо соблюдать:

1. Подписи председателя и секретаря ставятся на уже выверенном и оформленном протоколе, через три-четыре строки после окончания основного текста, между словом, обозначающим должность, и фамилией с инициалами.
2. Юридическую силу подписи имеют только на оригинале документа.
3. Удостоверять протокол печатью обычно не требуется.
4. Секретарь имеет право удостоверить своей подписью ксерокопию протокола или же выписку из него. Если копия или выписка используются за пределами предприятия, то необходимо заверить их печатью ООО.

На что стоит обратить внимание

Помимо перечисленных правил, есть несколько важных моментов, о которых не следует забывать:

1. Хотя правила и могут показаться излишне формализованными, их лучше соблюдать. Иначе протокол может быть оспорен и признан недействительным.
2. Право оспорить протокол собрания учредителей, оформленный по всем правилам, имеет право оспаривать только один из участников собрания, если он ал «против» по какому-либо вопросу и потребовал внести это в протокол, либо воздержался. 
3. Благодаря новым правилам, банки и другие организации теперь имеют доступ к списку участников заседаний. Ушли в прошлое неопределённые и неконкретные формулировки. Информация стала более прозрачной.
4. Остаётся не совсем ясным, как быть с указанием лиц, которые присутствуют на общем собрании, но не входят в состав учредителей. Данный вопрос, вполне возможно, будет ещё прояснён новыми законодательными поправками. К счастью, подобная ситуация возникает не столь уж часто.
5. Протокол теперь в обязательном порядке подписывается секретарём, а не только председателем. Раньше это было актуально лишь для ОАО и ЗАО. Подпись секретаря подтверждает, что документ оформлен правильно, не содержит неточностей и ошибок.

Зная о том, как написать и оформить протокол собрания, учредители ООО защищают себя от незаконного оспаривания и от внутренних разногласий. Соблюдение перечисленных правил сделает управление предприятием более стабильным и уверенным.

Источник: https://dezhur.com/db/start-business/register/ooo/kak-pravil-no-sostavit-i-oformit-protokol-obschego-sobraniya-uchrediteley-ooo.html

Протокол общего собрания (образец). Как составляется протокол общего собрания? :

Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами.

В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.

Вопросы, решаемые на основании протокола общего собрания

Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.

В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.

Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ.

Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.

Законодательные требования к оформлению

Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:

• Дата и место проведения собрания.
• Число , которыми владеют участники.
• Общее число с учетом отсутствующих участников.
• Фамилия и имя председателя собрания.
• Состав президиума.
• Повестка дня.

Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и ание, и результаты, которые были утверждены.

Цель составления протокола

Протокол общего собрания – это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально.

Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний.

Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.

Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.

Важная процедура

Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:

• Определение и подготовка повестки дня.
• Составление и подготовка необходимой документации.
• Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
• Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.

Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых для принятия юридически законного решения.

Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений.

Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на ание или обсуждение.

Это доклады, проекты, справки, использовавшиеся в общем заседании.

Правила оформления

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.

По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа.

В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения.

Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.

Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.

протокола. Данные организации

Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы (ООО, АО и прочее). При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.

Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности. Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.

Данные о собрании

В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания.

В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.д.

Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год.

Формы собраний

Форма проведения собрания может определяться как:

• Личное присутствие уполномоченных представителей или участников-акционеров.
• Заочная форма путем сбора документации, отправленной ранее для выяснения мнений по вопросам ания.

Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.

Основная часть протокола

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении.

В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола “Присутствовали”. Обязательно указывается Ф.И.О.

Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги ания, которые фиксируются по времени подсчета .

При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

• Количество , имеющих право на принятие участия в собрании.
• Количество , принявших участие.
• Число , отданных за разные варианты ания.
• Формулировка принятых решений.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.

Заключительная часть

После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания. Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания.

Особые протоколы и собрания

Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества.

Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов.

На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет.

При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету . В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем ания из присутствующих участников.

Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков.

Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников.

Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы.

Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-protokol-obshhego-sobraniya-obrazec.html

Протокол общего собрания акционеров: порядок ведения, образец

Все собрания акционеров должны проводиться согласно действующему российскому законодательству.

Общий смысл докладов, вопросов и предложений, обсуждаемых на ежегодном собрании акционеров, обязательно фиксируется в специальном документе — протоколе заседания.

Грамотный и ответственный подход к ведению протокола позволяет избежать возможных проблем при обжаловании решений собрания.

Оформление этого документа также регулируется законом, поэтому любое нарушение может привести к недействительности протокола.

Деятельность акционерных обществ регулируется Федеральным законом «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 №208-ФЗ.

Согласно этому нормативному акту каждое акционерное общество обязано проводить ежегодные заседания.

По сути, общее собрание – это орган управления, с помощью которого акционеры контролируют деятельность компании.

Решения, которые принимаются на таких мероприятиях, могут касаться самых разных вопросов: это может быть внесение изменений в Устав, ликвидация компании или обсуждение распределения дивидендов. В любом случае все решения фиксируются в протоколе.

Помимо годовых обязательных заседаний акционерные общества также имеют право проводить внеочередные собрания.

Инициатором подобного собрания может стать любой акционер компании. Во время внеочередного заседания ведение протокола также обязательно.

Из чего состоит подготовительный этап

Чтобы приступить к протоколированию заседания, его нужно сначала организовать.

Согласно Федеральному закону «Об акционерных обществах» подготовка к стандартному заседанию акционеров не должна быть меньше 25 дней. Если речь идет о реорганизации компании, то срок подготовки документов составляет 35 дней.

Инициатор собрания акционеров формулирует повестку дня, от которой во многом зависит срок подготовки заседания.

Затем необходимо составить список всех участников мероприятия и отправить им письменные уведомления о дате и времени собрания.

Оформление протокола отвечает нескольким требованиям.

Во-первых, документ должен содержать все вопросы, обсуждаемые на заседании.

Если какой-то пункт будет отсутствовать, есть вероятность, что решение акционеров будет обжаловано в суде.

Во-вторых, протокол после заседания обязательно подписывается уполномоченными лицами – председателем и секретарем. Эта норма закреплена законодательно.

В-третьих, протоколы заседаний подготавливаются в нескольких экземплярах, что избавляет учредителей от проблем с их восстановлением. 

Если к этому времени произойдет смена участников, сделать это будет крайне затруднительно.

Таким образом, обжаловать документ, если он составлен по правилам, практически невозможно.

Обратиться в суд может только акционер, который на собрании ал против принятого решения или если он был согласен с большинством, но его права все равно были нарушены.

Каковы сроки оформления

После проведения общего собрания акционеров протокол заседания должен быть подготовлен в течение трех дней.

Документ должен быть составлен в двух экземплярах и подписан всеми уполномоченными должностными лицами.

Его подготовка, оформление или предоставление остальным участникам должно проводиться в соответствии с действующим законодательством.

При формировании повестки дня следует учитывать предложения акционеров, имеющих не менее 2% акций компании.

Они могут предлагать претендентов на выборные должности, а также участвовать в решении общих вопросов, которые по закону входят в компетенцию общего собрания акционеров.

Для соблюдения прав участников все предложения рассматриваются остальными акционерами в течение пяти дней.

Если есть необходимость вынесения вопроса на обсуждение, то он вносится в повестку дня.

Помимо самого вопроса указывается информация об акционере, который был инициатором его рассмотрения.

Если речь идет о кандидате на выборную должность, обязательно указываются все его данные.

Отказ составляется письменно и направляется заявителю не позднее трех дней с момента обращения. При этом у него есть право обжаловать отказ с помощью судебного иска.

Общие вопросы протоколирования

Перед заседанием обязательно проводится регистрация всех его участников. Обычно это компетенция регистратора или членов счетной комиссии.

Если собрание проводится без них, то для регистрации участников назначается уполномоченное лицо.

В случае если количества акционеров недостаточно для кворума, ание проводить запрещено.

Кворум — число участников собрания или заседания, достаточное для признания его правомочным принимать решения по вопросам повестки дня.

Общее собрание участников акционерного общества всегда ведет председатель, а составлением протокола занимается секретарь собрания.

Эти должностные лица также подписывают протокол после того, как заседание завершается.

Решение, принятое с помощью ания, доводится до сведения участников в конце собрания. С ним вправе ознакомиться владельцы 25% акций.

Если подсчет затягивается, то решение следует указать в отчете. Этот документ передается всем участникам собрания.

При составлении протокола рекомендуется использовать только стандартные формулировки, особенно в повестке дня или резолюциях.

Принятые решения обязательно должны подтверждаться третьей незаинтересованной стороной – нотариусом или регистратором.

Все документы, утвержденные на ании, хранятся вместе с протоколом бессрочно.

Что содержит документ

Все пункты, которые должны быть указаны в протоколе, регламентируются Федеральным законом «Об акционерных обществах».

Согласно этому нормативному акту протокол должен содержать следующую информацию:

• дата, время и адрес проведения заседания;
• общее количество акционеров с голосующими акциями и фактическое их количество;
• информация о председателе и секретаре;
• повестка дня;
• вопросы для обсуждения;
• результаты ания;
• принятые решения.

Помимо этих пунктов протокол должен включать ряд пунктов:

• информацию о фирме (указывается подробно, включая адрес, название и т. д.);
• вид собрания и его форму;
• дату, когда был сформирован список участников мероприятия;
• дату проведения;
• время открытия и закрытия заседания;
• сведения о выступавших на мероприятии лицах.

Если на собрании нет регистратора, то в протоколе следует указать то количество , которое не учитывается при подсчете.

При наличии регистратора или комиссии документ также должен содержать полную информацию об этих участниках заседания.

Акционеры имеют право решать на своих собраниях любые вопросы, связанные с деятельностью компании.

Если это внеочередное мероприятие, то на повестке дня, как правило, оказывается всего несколько важных вопросов.

К примеру, при ликвидации фирмы или ее реорганизации ежегодное заседание, которое проводится в обязательном порядке, проводится по следующим причинам:

• формирование состава членов совета директоров;
• утверждение состава участников ревизионной комиссии;
• выплата дивидендов (размеры, порядок распределения и т. д.);
• принятие годовой отчетности.

Участники могут устанавливать новые формы локальных документов, вносить изменения в Устав или давать согласие по поводу различных сделок.

Ответственность за нарушение оформления

Правильное оформление всех документов акционерного общества – это гарантия того, что его деятельность осуществляется без нарушений.

Протокол собрания в данном случае является одним из самых важных документов, поэтому за его неправильное оформление и другие нарушения ст. 15.23.1 КоАП РФ предусматривает наложение санкций.

К таким нарушениям можно отнести следующие:

• совершение ошибок при составлении протокола, его ведении и т. д.;
• несоблюдение сроков подготовки протокола;
• отказ должностных лиц заверить (подписать) протокол.

Санкции включают необходимость уплаты административного штрафа за любое нарушение, связанное с оформлением протокола.

Так, максимальная сумма взыскания для граждан составляет 4 тыс. руб. Штраф для должностного лица за уклонение от выполнения предписаний по оформлению протокола и ведению общего собрания – 30 тыс. руб.

Возможна также дисквалификация на один год. Юридические лица обязаны уплатить штраф в размере 500–700 тыс. руб.

Оно составляется в течение трех месяцев со дня, когда истец узнал о принятом решении. Но эта формулировка не всегда позволяет точно установить эту дату, благодаря чему срок исковой давности нередко продлевается.

Если срок обращения в суд истек, исковое заявление не примут к рассмотрению.

Период может быть восстановлен по уважительным причинам (болезнь истца, угрозы или применение насилия), которые истцу при необходимости придется доказать.

Заключение

Таким образом, протокол общего собрания очень важен для акционерного общества, так как содержит всю информацию о деятельности компании и принятых решениях. Именно с его помощью акционеры решают большинство конфликтов и споров.

Поэтому к его подготовке следует относиться с максимальным вниманием и не совершать необдуманных ошибок при составлении.

Более подробную информацию о деятельности  акционерных обществ можно узнать из представленного видеоролика.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/forma/ooo/ustavnye-dokumenty/protokol-obshhego-sobraniya-akcionerov.html

Собрание учредителей ООО: проведение и оформление протокола

Здравствуйте! В этой статье мы обсудим причины для собрания учредителей ООО и порядок проведения заседания.

Сегодня вы узнаете:

1. Когда и как созывается собрание учредителей.
2. Какие вопросы решаются на собрании.
3. Как оформляются итоги заседания.

В каких случаях собираются учредители ооо

Организаторы общества, или его учредители участвуют не только в создании ООО, но и продолжают принимать другие важные решения.

Они могут:

1. Выбирать размер уставного капитала, назначать исполнительный орган и комиссию, ответственную за ревизии;
2. Утверждать вход и выход лиц из состава учредителей;
3. Решать другие важные организационные вопросы.

Эти и любые другие вопросы, затрагивающие интересы компании, обсуждаются учредителями на собрании.

Первое общее собрание учредителей

Самая первая официальная встреча учредителей общества является и самой главной. На первом собрании определяется уставной капитал, утверждается устав и происходит назначение ответственных лиц.

Среди прочих вопросов, важных для дальнейшей работы общества, на первом заседании обсуждается вопрос периодичности и других особенностей проведения последующих встреч.

На первом собрании формируется пакет документов для дальнейшей государственной регистрации общества.

Все решения должны быть единогласно поддержаны и запротоколированы – даже на первом собрании.

Если учредитель только один, вместо протокола о первом собрании он издает решение об учреждении ООО.

Плановые собрания

Общее собрание учредителей проводится ежегодно. Точные дата и место заседания оговариваются в уставе ООО, но даже при этом всем учредителям заранее высылаются извещения.

Закон об ООО уточняет – проводиться годовое собрание должно не раньше чем за 2 месяца до конца финансового года, и не позже чем через 4 месяца после его окончания.

Не проводить плановые собрания рискованно, так как за их отмену на общество или на его исполнительный орган может быть наложен штраф от 500 000 руб. или от 20 000 руб. соответственно. Обнаружить отсутствие сведений о проведенном плановом собрании может любой проверяющий орган.

Внеочередные собрания

Собрание учредителей вне плана может быть созвано, если требуется срочно решить вопрос, касающийся интересов ООО. Например, смена директора, продажа долей, изменение юридического адреса, смена учредителей.

Инициатором может быть не только руководитель, но и:

• Участники, имеющие более 1/10 от общего числа ;
• Комиссия, занимающаяся ревизией;
• Аудитор;
• Наблюдательный совет;
• Другие органы, имеющие данное право согласно уставу.

Руководитель вправе рассматривать требование о проведении собрания не более пяти дней, после чего выносит аргументированное решение.

Рекомендуем прочитать: Правила проведения внеочередного собрания ООО: порядок уведомления участников + отражение результатов в протоколе.

Порядок извещения учредителей о собрании

Уведомление о собрании отправляется за месяц каждому учредителю, с любой долей собственности.

Чаще всего извещение отправляется по почте, но возможен и другой информационный канал, если он указан в уставе.

Текст извещения состоит из:

• Дата, время и адрес мероприятия;
• Перечень обсуждаемых вопросов;
• Напоминание о правах учредителя на включение в повестку дополнительных вопросов (не позднее чем за две недели до даты собрания).

К извещению прикладываются вопросы повестки дня и материалы для рассмотрения (копии отчетов, заключений).

Порядок проведения собрания

Федеральный Закон об ООО регламентирует порядок проведения собраний учредителей.

Исходя из положений этого закона, в 2021 году собрание проходит следующим образом:

1. Регистрация участников. Только прошедшие регистрацию учредители имеют право голоса на собрании. Если сам учредитель не смог присутствовать, он вправе отправить на заседание своего представителя (например, юриста). Он тоже проходит регистрацию, но только после предъявления доверенности.
2. Открытие собрания инициатором.
3. Решение вопросов. На первом собрании сначала проходят выборы председателя.
4. На протяжении собрания все принятые решения фиксируются в протоколе. После записи протокол оформляется в течение трех дней, в двух экземплярах. Чаще всего составлением протокола занимается секретарь компании или юрист.
5. В течение десяти дней после собрания копии протокола отправляются всем участникам.

Для решения текущих вопросов достаточно большинства в любом процентном преобладании. Но для особо важных моментов требуется согласие минимум 2/3 учредителей (например, ликвидация ООО, создание филиала, изменение устава).

Рекомендуем прочитать: Порядок ликвидации ООО: пошаговая инструкция и необходимые документы.

При соблюдении правил организации и проведения собрания нужно быть особо осторожным, ведь на основании нарушений участник заседания может обратиться в суд за обжалованием итогов, и закон, скорее всего, будет на его стороне.

Как оформляются результаты собрания

Все решения общего собрания, принятые учредителями, оформляются в протокол, в двух экземплярах.

Оригиналы протокола сшиваются, на сшивке их подписывает председатель.

Протокол собрания содержит:

• Время и место проведения собрания;
• Название и адрес общества;
• Тип собрания (очередное, внеочередное);
• Информация о председателе и секретаре;
• Паспортные данные участников;
• Тезисное описание выступлений (допускается приложение аудио или видеозаписей);
• Результаты ания по каждому рассмотренному вопросу;
• Принятые решения (например, размер уставного капитала и способы его пополнения);
• Данные участников, проавших против;
• Осуществленные назначения (генерального директора, заявителя).

Протокол подписывают секретарь, председатель и участники общества (по желанию).

Если иного не предусмотрено в уставе общества, то протокол заверяется нотариусом, приглашенным на заседание.

По общему решению всех участников присутствие нотариуса можно заменить другим способом подтверждения подлинности (например, аудиозаписью). Исключение: ания, обсуждающие увеличение уставного капитала или прием в состав общества новых учредителей – они заверяются всегда нотариально.

Протоколы всех собраний общества хранятся бессрочно, доступ к ним остается открытым. Они нумеруются по хронологии и подшиваются в одну папку.

У ООО может быть и только один учредитель, номинально он тоже проводит «собрание» с одним участником и оформляет его в виде документа. Например, первое собрание единственного учредителя фиксируется в решении.

Оно содержит:

• Паспортные данные учредителя;
• Адрес и наименование общества;
• Утверждаемые решения: размер уставного капитала, устав, назначение директора.

Источник: https://bfrf.ru/organization/sobranie-uchreditelej-ooo.html