При каких условиях электронная переписка поможет компании в суде

Дело в письмах. О юридическом статусе электронной переписки в суде

29 марта 2011 года американский суд вынес решение, которое стало важным прецедентом как для судебной системы США, так и для мировой правовой общественности.

Переписка в программе Jabber между представителями истца и ответчика была принята в качестве доказательства, подтверждающего факт изменения условий договора.

При этом именно содержание электронных сообщений сыграло решающую роль при написании финальных «аккордов» решения.

Впрочем, почва для такого решения была подготовлена несколькими годами ранее. В декабре 2006 года Верховный Суд США внес существенные изменения в Федеральные правила гражданского судопроизводства (Federal Rules of Civil Procedure).

[1] Суть нововведений заключается в следующем: в ходе судебной выемки стороны обязуются передать друг другу все материалы, относящиеся к делу, независимо от формы их хранения: бумажной или электронной.

Таким образом, в качестве доказательства в суде может выступать и привычная деловая корреспонденция, и любая «сохраненная электронным образом информация»: электронная переписка (e-mail), мгновенные сообщения (ICQ, Skype, Jabber, WhatsApp и т.п.), электронные копии бумажных документов и др.

Сокрытие данных или представление материалов позже установленных законом сроков влечет серьезные штрафы и иные санкции, которые практически не оставляют шансов на победу в суде.

Изменение статуса электронных данных привело к тому, что доля электронных документов, рассматриваемых в судах США, достигла более 95 %.[2]  Для сравнения: в 1996 году в судебные органы поступило чуть более 6 % электронных документов. Российская статистика не столь красноречива.

Несмотря на то, что в последние годы судебная система РФ сделала большой шаг вперед в сторону электронного документооборота (см. О новых требованиях к организации делопроизводства в арбитражных судах), использование электронных писем как доказательств пока не стало широко распространенной практикой.

Однако не исключено, что в 2021 году наступит еще одна масштабная череда перемен, если законопроект Минюста России успешно пройдет все этапы рассмотрения и подписания.

[3]  В частности, предполагается, что в уголовном, гражданском и арбитражном процессе электронные документы, не имеющие бумажных копий, будут иметь ту же доказательную силу, что и бумажные.

Помимо доказательств, гражданин сможет направить в суд электронные заявления, жалобы, ходатайства, преставления и приложения к ним, а судебные органы получат возможность представить в электронной форме приговор, определение, постановление и иные процессуальные решения (за некоторым исключением).

Электронная переписка: нормативная база и судебная практика

Актуальное законодательство РФ не регламентирует порядок приобщения электронной переписки к доказательствам дела специальными правовыми актами.

При рассмотрении вопроса о статусе электронных писем суды преимущественно руководствуются положениями Гражданского и Арбитражного процессуального кодексов, которые устанавливают порядок подачи доказательств в суд и договорные отношения сторон.

В отдельных случаях суды ссылаются на частные законы: «Об информации…», «Об электронной цифровой подписи» и др.

Особо отметим, что для компаний, работающих на международном рынке, немаловажными являются положения Конвенция ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах, которая допускает заключение договоров в электронной форме (с рядом оговорок) и признает юридическую силу иных сообщений, переданных по электронной почте, факсу и иных электронных средств.[4] 

Согласно п. 3 ст.

75 АПК РФ, документы, полученные посредством электронной или иной связи, а также подписанные цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, рассматриваются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором. Поскольку чаще всего электронную переписку просят приобщить к делам о признании договора заключенным или, напротив, незаключенным, то обозначенные статьей «случаи и порядок» главным образом опираются на правила ст. 160 «Письменная форма сделки» и ст. 434 «Форма договора» ГК РФ.[5]  В п. 1 ст. 75 АПК РФ письменными доказательствами признаются «содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа».

Последнее требование – о достоверности документа – как правило, становится камнем преткновения в суде, когда речь заходит о приобщении к делу электронных писем. Что считать достоверным документом? В соответствии с ч. 3 ст.

71 АПК РФ доказательство считается достоверным, когда в результате его проверки и исследования выясняется, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности. Если электронные сообщения были заверены электронной цифровой подписью, то вопрос подлинности документов можно считать решенным.

В суд необходимо будет представить доказательство того, что ЭП принадлежит соответствующему лицу, и в некоторых случаях[6]  может потребоваться документ, подтверждающий факт согласования использования ЭП обеими сторонами.

Если электронная переписка велась без использования ключа электронной цифровой подписи[7] , признание легитимности электронных материалов будет в значительной степени зависеть от позиции суда. 

Универсальных критериев достоверности нет. Однако, опираясь на арбитражную практику,[8]  можно обозначить минимальный список данных, которые, вероятнее всего, понадобятся для подтверждения действительности информации:

АДРЕС ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ПОЛУЧАТЕЛЯ И ОТПРАВИТЕЛЯ

Достоверность данных потенциально выше, если адрес электронной почты, с которой будет осуществляться официальная переписка, а также круг лиц, уполномоченных на отправку электронной корреспонденции от имени компании, закреплены договором: например, в дополнительном соглашении между сторонами.

Судебная практика показывает, что немаловажным на этапе заключения соглашения является обозначить перечень юридических действий, к которым применима электронная переписка: например, для осуществления рабочей переписки, для передачи результатов работ и т. д.

Если компании отдельно не прописали возможности использования электронных адресов, то в некоторых случаях достаточным признается наличие в реквизитах сторон контактного e-mail.

В случае с государственными и муниципальными органами власти адрес электронной почты устанавливается на основе данных официальных интернет-сайтов, что может быть применимо (по усмотрению суда) и для многих коммерческих компаний. Кроме того, если электронная переписка не была предусмотрена договором, она может быть признана сложившейся практикой взаимоотношений сторон.[9] 

ВРЕМЯ И ДАТА ОТПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА

Время и дата – обязательный реквизит любого электронного письма.

Возможно, что для доказательства их достоверности в суде потребуется технический отчет от провайдера услуг, если переписка велась через сторонний сервер, или от независимого специалиста в рамках общей компьютерной экспертизы, если данные о переписке сохранились только на корпоративном сервере.

Общая техническая экспертиза может быть проведена как по решению суда, так и самостоятельно до начала судебного разбирательства. Акт экспертного заключения, в котором будет указано время и дата отправления, содержание и др. данные, принимается в судах в качестве доказательства.[10] 

СВЕДЕНИЯ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ПОЧТОВОМ СЕРВЕРЕ, С КОТОРОГО ОТПРАВЛЕНО ПИСЬМО

Информация о почтовом сервере может включать данные об IP-адресах получателя и отправителя (существенно только в том случае, если они статичные), лог-файлы с отчетом о полученных и отправленных сообщениях и др.

Например, стандартный протокол для пересылки электронной почты SMTP позволяет установить факты приема сообщения или ошибке его доставки. Ряд спецификаций к данному протоколу в случае необходимости помогает установить IP-адреса и домен отправителя (Sender ID), выяснить, не подделан ли домен (Sender Policy Framework) и др.

Однако ни один технический отчет не решает одну из главных проблем – установление личности отправителя. 

Доказать факт отправки письма лицом, которое «подписалось» электронным адресом, практически не представляется возможным. Показания свидетелей, которые, скорее всего, не обладают специальными познаниями, вряд ли будут приняты судом во внимание.

В данном случае можно сослаться на мнение коллегии судей ВАС РФ, указавших на то, что получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствуют о совершении этих действий самим лицом, если им не будет доказано обратное (при соблюдении порядка проведения проверки и изъятия доказательств).[11] 

Когда электронное сообщение не имеет доказательную силу

Электронное сообщение и электронный документ – понятия не равнозначные.

И хотя законодательство РФ не раскрывает их соотношение, из сложившейся практики можно сделать следующий вывод: для того чтобы электронное сообщение, то есть «информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети», имело статуса электронного документа, оно должно быть заверено электронной цифровой подписью. На это же указывает Приказ Казначейства РФ от 3 ноября 2010 года № 287. Поскольку электронное сообщение лишено заверяющей силы ЭП, его использование в суде в качестве доказательства имеет ряд ограничений (даже при удовлетворении указанных выше критериев достоверности), которые, в частности, накладываются положениями ст. 160 и 434 ГК РФ о гарантии идентичности и нефальсифицируемости заключенного договора и иных соглашений.[12]  Это с высокой степенью надежности возможно установить при наличии ЭП. 

Таким образом, простое электронное сообщение (без электронной подписи), скорее всего, не будет быть принято к рассмотрению в суде в случаях, когда содержание переписки имеет отношение к заключению договора (содержит оферту или акцепт).

Правда, есть вероятность того, что суд приобщит такие материалы к делу, если поведение сторон указывает на фактическое исполнение условий договора, а документы, полученные путем обмена электронными сообщениями, находились только в распоряжении у сторон.[13] 

В отличие от российского права, кодексы США, Великобритании и ряда европейских стран не ограничивают определение электронного документа столь узкими рамками.

К примеру, в своде Гражданско-процессуальных правил Великобритании электронными документами признаются едва ли не все данные, которые можно отыскать в офисе: сообщения электронной почты, текстовые документы, базы данных, документы на электронных носителях, мобильных телефонах, картах памяти, на серверах и в резервных системах, метаданные (информация о документе) и др.[14]  В американском кодексе гражданского судопроизводства действует другое понятие – «сохраненная электронным образом информация» (electronically stored information, ESI), включающая данные информационных систем, систем электронного документооборота, электронной почты, сведения на диктофонах, фотоаппаратах, SIM-картах и др.[15]  О том, что на стол английского или американского судьи может попасть не только официальное письмо с почтовой маркой, следует помнить российским компаниям, имеющим бизнес-партнеров за рубежом.

При составлении договора ВАЖНО!

Зафиксируйте, что обмен сообщениями по электронной почте является преимущественным способом связи. Обозначьте круг лиц, уполномоченных на ведение переписки, с указанием контактных e-mail.	Укажите условие о том, что при смене адреса электронной почты или нарушении режима конфиденциального доступа к данным контрагент обязан незамедлительно сообщить вам об этом.
Рекомендуется также определить состав действий (операций, работ), обсуждение и выполнение которых допускается выполнять с использованием электронной почты.	Включите положение о признании юридической силы за отсканированными копиями бумажных документов, прилагаемых к электронному сообщению.
Пропишите обязанность сторон сохранять конфиденциальность паролей от электронной почты и гарантировать отсутствие возможности отправки электронных сообщений третьими лицами.	Установите обязанность архивировать все полученные сторонами электронные сообщения сразу после получения и хранить оригиналы направляемых документов в виде электронных копий.

* * *

Трансформация системы, некогда живущей исключительно на бумажном «топливе», уже началась. За первые девять месяцев работы онлайн-сервиса «Мой Арбитр» в 2011 году пользователи подали в арбитражные суды страны около 106 тысяч электронных документов, из которых 92 тысячи суды признали поступившими.

В прошлом году Минкомсвязи заявило о том, что в феврале 2015 года будет дан старт Государственной электронной почтовой системе (ГЭПС), которая позволит официально регистрировать факт приема-отправки сообщений между гражданами и госорганами, а в последующем на законных основаниях использовать переписку в суде.

Очевидно, что судебная система России движется с некоторым отставанием от стран Европы и США. В Великобритании и США электронные документы (в широком понимании) обрели юридический статус около 10 лет назад.

В сводах процессуальных правил появились положения об обязательной выемке электронной информации (e-discovery в США и e-disclosure в Соединенном Королевстве), а в компаниях – планы об архивации электронной почты и сопутствующее им программное обеспечение.

Когда отечественное законодательство, судебная практика и деловая жизнь приблизятся к зарубежным стандартам, перед нами встанут рабочие вопросы многих иностранных компаний: об оптимальных сроках хранения электронной переписке, о грамотной сортировке писем в информационной системе, об эффективных способах их хранения и о законе, который должен четко сформулировать свои требования к бизнесу.

Примечания:

НААР.РУ ©

Источник: http://naar.ru/articles/delo-v-pismah-o-juridicheskom-statuse-jelektronnoj-perepiski-v-sude/

Электронная переписка как доказательство

Электронная переписка в ходе переговоров с партнерами стала распространенным способом общения. Однако такая форма коммуникации имеет свои недостатки, если дело касается споров и разногласий с агентами. О том, как придать юридическую силу электронной переписке, мы поговорим далее.

Электронная почта прочно обосновалась во всех сферах бизнеса.

Без нее не обойтись ни в трудовых отношениях, ни в решении вопросов с контрагентами. Такая переписка позволяет ускорить обмен важной информацией, решить какие-либо конфликты, не прибегая к способам, которые отнимают много сил и времени (например, с помощью претензий).

К тому же электронная переписка дает возможность вести переговоры относительно содержания важных для фирмы контрактов.

В трудовых отношениях почта используется для доведения до сотрудников различных поручений, требований, приказов, связи с работниками, которые трудятся вне офиса и т д. То есть в настоящее время электронная переписка стала неотъемлемой частью работы любой организации.

Решая споры и разногласия при помощи данного средства связи, руководители фирм не всегда задумываются о последствиях. Например, как доказать свою точку зрения в суде, если партнер или сотрудник после данного в письме обещания не выполнил возложенные на себя обязательства, а единственным доказательством является переписка по почте.

Судьи при рассмотрении споров весьма неоднозначно реагируют на такой способ аргументирования.

Это связано с тем, что в соответствии с гражданским процессуальным законодательством доказательствами по делу могут быть сведения о фактах, которые имеют значение для правильного рассмотрения спора, полученные из объяснений сторон, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов.

Под электронной перепиской понимается письменное доказательство, выполненное в форме цифровой, графической записи, в том числе полученное посредством факсимильной, электронной связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом.

При рассмотрении дела судьи принимают доказательства, которые добыты только законным путем, а также имеют значение для разрешения конкретного спора. Таким образом, одной из самых важных характеристик доказательства является его достоверность.

В случае с электронной перепиской судьи не всегда считают, что информация или данные, содержащиеся в ней, являются достоверными. К тому же в гражданском процессуальном праве такой вид доказательств напрямую не закреплен.

Внимание

В соответствии с пунктом 10 cтатьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Любое документальное доказательство, рассматриваемое в суде, должно быть подвергнуто идентификации (подтверждению правдивости сведений) и аутентификации (подтверждению авторства документа).

Судьи обращают внимание, что при предъявлении электронной переписки в качестве доказательства он может содержать недостоверные или подкорректированные сведения, которые были внесены с помощью специальных программ.

Кроме того, при использовании «электронной» почтовой переписки очень сложно подтвердить отправителя и получателя писем. При отправке электронного сообщения чаще всего фиксируется только данное действие и реже факт получения, сам же текст нигде не записывается.

То же самое касается и электронного почтового ящика, так как их регистрация практически всегда является анонимной (не требует представления каких-либо документов). Следовательно, при разбирательстве дела могут возникнуть сомнения в том, на самом ли деле письмо отправлено или получено тем, на кого указывает одна из сторон спора.

В итоге судьи признают, что электронная переписка может являться доказательством в силу того, что она стала обычаем делового оборота. Но краеугольным камнем остается вопрос о правдивости содержащихся в ней сведений, так как в принципе они ничем не подтверждаются, кроме слов стороны, которая предъявила переписку в качестве доказательства.

Однако существуют способы сделать переписку надежной.

Применение электронной подписи

Лица, применяющие в деловом общении электронные сообщения, могут подписывать их электронной подписью. В соответствии с положениями Федерального закона от 27 июля 2006 г.

№ 149-ФЗ обмен электронными сообщениями, которые подписаны электронной подписью или другим аналогом собственноручной подписи, при заключении договоров или оформлении иных правоотношений, рассматривается как обмен документами.

Следовательно, электронные письма, которые подписаны такой подписью, будут иметь ту же самую силу, что и обычный документ. Однако в таких случаях судьи признают, что аналогом собственноручной подписи является только электронная подпись.

Обращение к нотариусу

Нотариус по просьбе заинтересованных лиц обеспечивает доказательства, которые могут понадобиться при обращении в суд, если имеются основания, что последующее представление аргументов станет затруднительным.

После рассмотрения поступившей просьбы нотариус должен известить о времени и месте обеспечения доказательств лиц, которые к нему обратились. При этом их неявка не будет препятствием для выполнения действий по обеспечению доказательств.

Однако допускается выполнение данных действий и без извещения, но только в случаях, не терпящих отлагательства (не помешает попросить нотариуса указать данные случаи в протоколе), или когда нельзя определить, кто будет участвовать в деле.

Это важно

Электронный документ должен обладать реквизитами, которые помогут его идентифицировать. Нужно указать автора письма с полным наименованием и адресом, дату составления, кому направляется, адрес электронной почты и т. д.

При этом обеспечение доказательств является всего лишь констатацией факта наличия электронной переписки, а не установлением подлинности содержания писем. Также к нотариусу следует обращаться с данной просьбой до обращения в суд.

Внесение специальных условий в договор

При заключении договора стороны могут прописать условие о том, что электронной переписке придается юридическая сила. Например, можно использовать следующие формулировки:

«Все документы и переписка, которые используются и оформляются во исполнение данного договора, могут быть направлены контрагенту почтой, курьером, по факсу, или по электронной почте (адрес указан в реквизитах)».

«Стороны договора признают, что счета, заявки, протоколы сверки, акты и другие документы, отправленные по электронной почте, будут иметь такую же юридическую силу, что и документация, составленная в письменной форме, и могут использоваться в качестве доказательств».

На основании такого уговора все документы, полученные в электронном виде, могут быть использованы в качестве письменного доказательства.

Вместе с тем данное условие налагает и дополнительные обязанности на контрагентов. Все письма и сообщения должны исходить именно с тех почтовых ящиков, которые указаны в договоре. Соответственно, в реквизитах надо указать официальный электронный почтовый адрес, а также лицо, которое ответственно за переписку.

В этом случае стороны принимают на себя всю ответственность за тот риск, который может возникнуть в связи с фальсификацией такой переписки.

Экспертиза

Если организация не использовала ни один из вышеперечисленных способов подтверждения правдивости переписки, то следует провести экспертизу. Она может быть проведена как до судебного разбирательства, так и в процессе (подается ходатайство).

Достоверность электронных сообщений устанавливается с помощью компьютерно-технической экспертизы. При ее проведении перед экспертами ставится ряд вопросов (кто получатель, могли ли изменить данные, содержащиеся в письме и т. д.), ответы на которые помогают определить подлинность информации.

О.В. Мичугина — эксперт по юридическим вопросам, эксперт журнала “Практичекская бухгалтерия”

Источник: https://delovoymir.biz/elektronnaya-perepiska-kak-dokazatelstvo.html

Что получится доказать в суде с помощью электронной переписки

Российское законодательство однозначно разрешает использовать электронную переписку в качестве доказательства в суде.

В Гражданском кодексе (часть 1, статья 71) и в Арбитражном кодексе (часть 3, статья 75) сказано, что в качестве письменных доказательств в судебном процессе можно предоставлять документы и материалы, взятые из интернета, — в том числе, конечно, письма или сообщения, которыми вы обменивались с контрагентами.

При этом, чтобы суд признал переписку надлежащим доказательством (и вы смогли с её помощью доказать свою правоту), нужно следовать некоторым правилам.

Приведу несколько характерных примеров. Все они взяты с сайта kad.arbitr.ru и соответствуют сложившейся судебной практике (названия компаний указывать не буду — судебные акты находятся в открытом доступе, и любой желающий может их отыскать).

Что следует зафиксировать в договоре

Партнёры могут включить в текст договора условие, согласно которому все важные уведомления и прочие документы они будут отправлять друг другу с определённых адресов электронной почты. Рекомендую всем именно так и поступать.

https://www.youtube.com/watch?v=F08YX90rqqE

Если оба почтовых адреса (или несколько адресов, если так решат стороны) названы в договоре, любые отправленные с них сообщения являются юридически значимыми документами.

В 2015 году компания, продавшая тепловое оборудование другой фирме, обратилась в арбитражный суд с иском о взыскании с покупателя долга в размере 2,7 млн рублей за поставленный, но не оплаченный вовремя товар.

Покупатель в своё оправдание ссылался на то, что акт сверки взаимных расчетов был согласован сторонами только в электронной переписке, которая, по его мнению, не может служить доказательством.

Суд установил, что в одном из пунктов договора стороны решили считать документы, приходящие с определённого электронного адреса на другой, имеющими юридическую силу. Была предоставлена интернет-переписка сторон, подтверждающая получение спорных документов. Суд встал на сторону продавца.

Какие данные должна содержать переписка

Если в письмах указаны название вашего контрагента и имена сотрудников, ответственных за работу с вами, то суд (согласно пункту 2 статьи 434 Гражданского кодекса) может принять такую переписку в качестве доказательства, даже если в вашем договоре нет каких-либо специальных условий.

Так, в 2014 году розничный продавец бытовой техники обратился в суд за взысканием долга в размере 1,5 млн рублей со своего контрагента — якобы тот не оказал ему услуги по проведению маркетинговых исследований.

Электронная переписка сторон с названиями компаний и именами сотрудников подтвердила, что ретейлер вовремя получал отчёты об оказанных услугах и всю необходимую информацию. В иске торговцу техникой в итоге было отказано.

Использование корпоративной почты

Если в договоре нет условия о признании электронной переписки в качестве доказательства, в суде можно ссылаться на использование корпоративной почты, домен которой идентифицирует принадлежность к определённой компании. Как правило, этот аргумент принимается.

В 2015 году один зарубежный туроператор хотел взыскать со своего контрагента, российского туристического агентства, долг в размере $230 000 за неоплаченные услуги.

У туроператора не было оригинала договора (он был получен по электронной почте), поэтому агентство пыталось оспорить сам факт заключения контракта. Также должник пытался поставить под сомнение бронирование услуг, ссылаясь на отсутствие доказательств.

В суд была представлена интернет-переписка сотрудников с чёткой идентификацией корпоративных доменов. Она показала, что между сторонами по электронной почте была налажена процедура бронирования отелей и экскурсий. Договор был согласован таким же образом. Выяснив все эти нюансы, суд принял сторону иностранной компании.

В каком виде отдавать суду интернет-переписку

Арбитражный кодекс (часть 8 статьи 75) и Гражданский кодекс (часть 2 статьи 71) указывают, что письменные доказательства должны быть представлены суду в подлиннике или в виде надлежащим образом заверенной копии.

Если по каким-то причинам вы не можете заверить электронную переписку у нотариуса, можно сделать обычные скриншоты. Их суды также принимают.

В 2015 году транспортная компания обратилась в арбитражный суд, пытаясь взыскать долг в 2 млн рублей со своего поставщика — производителя оборудования для транспортировки нефтепродуктов.

Покупатель утверждал, что продавец не передал ему в условленный срок сопроводительную документацию на часть товара. В качестве доказательства суд принял простую копию электронной переписки между сторонами. Письма подтверждали, что сопроводительная документация к товару не была направлена покупателю. Требование заявителя было удовлетворено.

Нужно ли опасаться судебной экспертизы

Если в ходе судебного процесса возникает подозрение, что предоставленные документы — подделка, назначается компьютерно-техническая экспертиза.

Стороны могут ходатайствовать о назначении той или иной экспертной организации, но суд имеет право выбрать любую по своему усмотрению. Конкретные вопросы, выносимые для разрешения экспертом, а также сроки проведения экспертизы могут быть разными в каждом конкретном случае.

В 2015 году брокерская компания хотела в судебном порядке взыскать с подрядчика, компании, специализирующейся на SEO, 296 000 рублей из-за того, что последняя якобы не исполнила обязательства по продвижению в «Яндексе» и Google сайта заказчика.

Судебная экспертиза установила, что исполнитель ежемесячно направлял заказчику отчёты о проведённой работе, акты о приёмке выполненных работ, счета-фактуры и другие документы.

Следов изменения содержания электронных писем обнаружено не было. Данный факт был квалифицирован как надлежащее исполнение подрядчиком своих обязанностей по договору. Суд принял его сторону.

Фотография на обложке: Wendyong / Flickr / CC BY-SA 3.0

Источник: https://secretmag.ru/opinions/pyotr-zalogin-kak-ispolzovat-elektronnuyu-perepisku-s-partnyorom-v-sude.htm

В каких случаях электронное письмо может стать доказательством в суде?

Наши рекомендации помогут избежать возможных рисков при согласовании и исполнении договоров с использованием электронной почты и как доказать свою правоту в суде.

Сегодня многие предприятия полностью перешли на электронный документооборот. По электронной почте или в скайпе ведутся переговоры, согласовываются условия, направляются заявки на товары. Иногда и самого договора нет в оригинале — только сканированная копия. В процессе спора из-за этого могут возникать дополнительные проблемы.

Договор – письменно, а заявки – устно?

Распространенная ситуация: между сторонами заключен рамочный договор, определяющий общие условия их взаимоотношений (договор с открытыми условиями). На основании этого договора одна сторона направляет другой стороне заявки (заказы) на товары, работы, услуги.

Заявки направляются, обрабатываются и утверждаются менеджерами по электронной почте. Представители сторон (директор или сотрудники, уполномоченные доверенностью на заключение договоров) своей подписью их не утверждают.

Электронное письмо, конечно, не считается письменной формой. Однако это не означает, что такая заявка недействительна.

Принятие и исполнение каждой заявки по рамочному договору следует рассматривать как отдельные сделки, так как согласование существенных условий производится в каждом случае заново.

Гражданский кодекс Российской Федерации предусматривает, что сделки между организациями должны совершаться в письменной форме, но устанавливает исключение: сделки во исполнение договора, заключенного в письменной форме, могут по соглашению сторон совершаться устно.

проблема – доказать, что по электронной почте состоялся обмен конкретными документами с конкретным содержанием.

Как подготовить доказательства в суд?

1. Электронная переписка может быть признана обычной практикой деловых отношений сторон. Если предыдущие заказы согласовывались также в электронном виде и потом оплачивались контрагентом, можно утверждать, что контрагент своими действиями по оплате согласился с электронным способом общения и признал его легитимным.
   • Такой порядок работы должен быть устоявшимся, а не разовым случаем. Нужно представить доказательства исполнения большого количества сделок аналогичным образом и с последующей оплатой.
   • Сотрудник другой стороны, отправивший заказ, должен был обладать соответствующими полномочиями.
   • Проверять наличие у представителя контрагента полномочий – Ваша обязанность, а риск их отсутствия ложится на Ваши плечи. В идеальном варианте должна быть копия доверенности на такого сотрудника.
   • Если доверенности нет – удостоверьтесь, что предыдущие (оплаченные) заказы направлялись этим же сотрудником. Это значит, что организация-контрагент признавала действия этого лица как действия от имени организации.
2. В каком виде представить электронную переписку в суд? Обычная распечатка со страницы почтового ящика не поможет. Другая сторона может оспорить ее подлинность и суд не примет такое доказательство.

   Необходимо заявить ходатайство о проведении осмотра компьютера, с которого велась переписка, с целью исследования доказательства. Принесите ноутбук в судебное заседание, и суд самостоятельно проведет осмотр содержимого почтового ящика. Не лишним будет пригласить компьютерного специалиста.

3. С наибольшим доверием суды относятся к обеспечению доказательств нотариусом.

   Обратиться к нотариусу можно как до начала судебного процесса, так и в период рассмотрения дела. Нотариус произведет осмотр почтового ящика и удостоверит подлинность его содержимого. Однако не каждый нотариус совершает такое действие, и его стоимость весьма высока.

4. Установление принадлежности адресов почтовых ящиков определенному лицу.

   Обратитесь к провайдеру самостоятельно или через судебный запрос. Провайдер может предоставить информацию о принадлежности IP-адресов, о дате и времени обмена сообщениями, количестве переданных байт информации.

Эти рекомендации помогут Вам отстоять свою правоту в суде. Но стопроцентных гарантий не бывает.

  Для своих клиентов мы разработали ряд положений по электронному обмену документами, которые советуем включать во все договоры:

1. В договоре следует специально предусмотреть возможность его исполнения по электронной переписке (включая согласование условий каждой отдельной сделки, если договор рамочный).
2. Пропишите адреса электронной почты, с которых будет происходить переписка, для каждой из сторон и отнесите риски доступа неуполномоченных лиц к этой почте на сторону-владельца почты.
3. Закрепите порядок изменения этих адресов и действия сторон в случае нарушения конфиденциальности.
4. Разработайте удобный для себя порядок подтверждения получения электронных писем каждой стороной, согласуйте его с контрагентом и также пропишите в договоре.
5. Создайте архив электронных сообщений и архив оригиналов документов, которые были направлены в виде электронных копий.

  Если у Вас уже возникла спорная ситуация с недобросовестным контрагентом, а положения договора не оговаривают вопросы электронного обмена документами, обратитесь к юристу за консультацией и судебной защитой.

Похожее

Источник: http://bogdanovpavel.ru/v-kakih-sluchayah-elektronnoe-pismo-mozhet-stat-dokazatelstvom-v-sude/

Как использовать в суде электронную переписку в качестве доказательства

Компания ведет арбитражный спор. Как представить в суд электронную переписку в качестве доказательства.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация. 

Обмен электронными сообщениями – наиболее распространенный способ вести договорную работу. С помощью электронной переписки стороны сообщают друг другу условия будущей сделки, обсуждают детали и т. д.

Если впоследствии между контрагентами возникнет спор, суд примет переписку как доказательство одной стороны или обеих.

 Но если стороны в договоре не указали, что будут использовать такой способ обмена информацией, в суде могут возникнуть проблемы.

Электронная переписка в качестве доказательства в суде

Доказательства из электронной переписки принимают и арбитражные суды, и суды общей юрисдикции. В письме может содержаться подтверждение того, что компания направляла контрагенту юридически значимое сообщение. Например, уведомила об изменении реквизитов или направила претензию. Кроме того, письма могут подтвердить какие-либо обстоятельства дела.

Нередко электронная переписка выступает ключевым доказательством. Однако в мотивировочной части акта суда ссылок на нее может не быть. Обычно суды ссылаются в решении на сведения из переписки в рамках договорного спора.

Обмен электронными сообщениями нужно оговорить в соглашении

Чтобы суд рассмотрел обмен письмами по электронной почте как подтверждение позиции стороны спора, нужно еще на стадии подписания договора закрепить, что результаты обмена служат доказательством.

Иначе электронную переписку могут не принять. Кроме того, из обмена письмами должно быть ясно, кто именно отправил сообщение и кому (п. 65 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.15 № 25).

Это позволит суду опереться на материалы переписки.

Когда компания включает условие об электронной переписке в договор, нужно указать адреса, письма с которых считаются официальными и будут фигурировать в качестве доказательства. Если этого не сделать, контрагент может написать с постороннего адреса. Письмо не заметят, или оно окажется в папке со спамом. Компания письма не прочтет, но контрагент сможет доказать его отправку.

Например, покупателю удалось оспорить расторжение договора поставки. Поставщик утверждал, что не получал писем с адреса, который указали в договоре.

Но покупатель подтвердил, что отправлял письма с другого адреса. Суд поддержал покупателя.

Сторону не указали в договоре, что значение имеют только письма с конкретных адресов (постановление АС Дальневосточного округа от 18.04.16 по делу № А04-4465/2015).

Суд может не принять во внимание обмен письмами по электронной почте

В договоре может присутствовать условие, что изменения к соглашению нужно принимать письменно и заверять у обеих сторон. Если при таких обстоятельствах компания попытается сослаться на данные электронной переписки, суд может не принять такое доказательство. С формальной точки зрения, обмен электронными сообщениями – это не письменное подтверждение изменений с надлежащими подписями.

Например, компания захотела изменить ассортимент товаров и написала об этом контрагенту. Но суд посчитал это нарушением установленной формы внесения изменений в договор (постановление АС Северо-Западного округа от 25.05.15 по делу № А56-22658/2014).

Но суды не всегда формально относятся к обмену письмами по электронной почте.

Например, суд признал оказание услуг на основании данных переписки. Хотя по условиям соглашения стороны должны были соблюдать письменную форму и не подписали акт об оказании (постановление АС Волго-Вятского округа от 13.09.16 по делу № А79-7945/2015).

Компания может внести в договор условие, что необходимо направлять оригиналы документов в письменной форме. Тогда суд обратить внимание на юридически значимые сроки с момента отправки или получения оригинала, а не отправки электронного письма (постановление АС Северо-Западного округа от 07.06.16 по делу № А56-27288/2015).

Доказательства из электронной переписки могут не сработать

Стороны не закрепили в договоре, что по электронной почте можно направить претензию. Если впоследствии компания заявит претензию таким образом, а не отправит документ обычной почтой, суд может вернуть иск.

Суд укажет, что договор не предусматривает направление претензии с помощью электронной переписки, и посчитает, что компания нарушила претензионный порядок (определения АС Московской области от 10.01.17 по делу № А41-80545/2021, АС Тверской области от 04.10.16 по делу № А66-11076/2021).

Чтобы избежать такого развития событий, в договоре следует указать о возможности направления претензии электронным сообщением.

Если стороны не укажут в договоре, что электронная переписка – надлежащий способ обмена сообщениями, будет трудно спрогнозировать, как это повлияет на спор.

Некоторые суды в подобном случае не принимают доказательства из электронной переписки (постановление АС Московского округа от 19.01.15 по делу № А40-173561/13).

Другие считают, что такие доказательства принять можно, хотя стороны не договаривались об использовании переписки (постановления АС Московского округа от 24.08.15 по делу № А40-75626/14, АС Северо-Западного округа от 24.10.16 по делу № А52-3179/2014).

Чтобы избежать неопределенности, включите условие о переписке в договор.

Источник: https://www.law.ru/article/21548-qqe-17-m5-10-05-2021-elektronnaya-perepiska-v-sude

Электронная переписка с работниками как доказательство в суде

В настоящее время   переписка руководства компании с работниками часто ведется в электронном виде или через смс-сообщения.

Являются ли такая переписка  доказательством определенных фактов  для разрешения трудовых споров в суде? Например, факта получения работником трудового задания или его ознакомления с локальными нормативными актами и другими документами по трудовым отношениям, извещение работника о невозможности явиться на работу по уважительной причине?

В большинстве случаев суды принимают в качестве доказательств такую переписку. Но для надежности лучше закрепить порядок использования электронной переписки в локальных документах, а также в трудовых договорах с работниками.

 Впоследствии распечатки электронной переписки могут стать важным, а то и единственным  доказательством в суде при рассмотрении трудового спора. На этот случай лучше подстраховаться заранее.

В частности, можно предусмотреть во внутренних документах и трудовых договорах обязанность работников проверять электронную почту и читать смс-сообщения, а также закрепить в специальном документе порядок использования такой переписки.

При этом следует учитывать, что в некоторых случаях документы желательно отправлять все-таки в бумажном, а не электронном виде.

Распечатки такой переписки могут стать эффективным доказательством в суде. Например, если работник будет утверждать, что не получал никаких поручений и выполнил свои обязанности в полном объеме. Но чтобы впоследствии не возникло проблем в суде, лучше включить в локальные нормативные акты, должностные инструкции, а также трудовые договоры с работниками ряд дополнительных положений.

Во-первых, если в компании в целом работа устроена таким образом, что все или некоторые задания отправляются с помощью электронных средств связи, то необходимо закрепить порядок такой работы в локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном документе).

При этом важно закрепить, что переписка между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением работником своих обязанностей (письма, уведомления и т. д.

), имеет такую же юридическую силу, как и обмен документами в бумажном виде, а использование в такой переписке электронной цифровой подписи не обязательно.

Во-вторых, необходимо  предусмотреть в числе обязанностей работников проверять электронную почту с определенной периодичностью (например, каждые два часа в течение рабочего дня или смены).

В практике есть случаи, когда даже без документального закрепления этой обязанности работодателям удавалось доказать, что это входило в обязанности работника. Но лучше подстраховаться заранее и включить такую обязанность.

Тогда и в суде будет проще доказывать, что работник не выполнил задание и тем самым нарушил трудовую дисциплину.

В-третьих, если работодатель установил возможность ведения электронной переписки с работником, то в трудовом договоре нужно указать конкретные способы связи, а также адреса электронной почты работника и его руководителя или номера их мобильных телефонов, по которым будет осуществляться связь. Причем желательно указать в трудовом договоре адрес не только корпоративной, но и личной почты работника (на случай, если он окажется вне рабочего места без доступа к корпоративной почте).

Если с работником заключен договор о дистанционной работе, то при взаимодействии с ним по электронной переписке обязательно нужно использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (ст. 312.1 ТК РФ).

Использование электронной переписки по кадровым вопросам

Помимо переписки по чисто рабочим вопросам электронная почта может использоваться и для направления кадровых документов: например, для ознакомления работника с внутренними документами или для отправления ему документов, связанных с наложением дисциплинарного взыскания. Однако как показывает практика, предоставление такой переписки не всегда помогает работодателям в суде.

Ознакомление работников с внутренними документами по электронной почте. Согласно статье 22 Трудового кодекса, работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Поэтому, если работодатель ознакомит работника с внутренним документом только по электронной почте, а затем решит наложить на этого работника дисциплинарное взыскание за нарушение такого внутреннего документа, есть риск, что суд признает дисциплинарное взыскание незаконным по чисто формальной причине — именно из-за отсутствия ознакомления под роспись.

Если предусмотреть во внутреннем документе, что ознакомление с новыми локальными актами возможно не только под роспись, но и по электронной почте, то будет больше шансов на выигрыш в суде.

Запрос объяснений. Довольно часто руководители отправляют своим подчиненным электронные письма или смс-сообщения с требованием объяснить отсутствие на рабочем месте. При этом они считают, что этого достаточно для соблюдения порядка наложения дисциплинарного взыскания в случае прогула или опоздания.

Логика следующая: работодатель затребовал письменное объяснение, а значит, требования статьи 193 ТК РФ соблюдены. Но в такой ситуации на электронный адрес работника лучше отправить сканированную копию документального запроса письменных объяснений (с собственноручной подписью уполномоченного лица).

Тогда суд, возможно, признает порядок назначения дисциплинарного взыскания соблюденным.

Если же запрос о причинах отсутствия будет отправлен работнику просто в «теле» обычного сообщения по электронной почте или смс, то велика вероятность, что суд из-за этого признает несоблюденным весь порядок вынесения дисциплинарного взыскания

Направление приказа о дисциплинарном взыскании

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).

Это императивные правила, и в этой норме четко говорится о необходимости уведомления работника именно под роспись.

Однако в некоторых ситуациях суды не видят нарушения порядка применения дисциплинарных взысканий в случае направления работнику сканированной копии приказа (например, об увольнении) по электронной почте. Особенно если работодатель и работник находятся в разных городах.

Например, в одном деле суд рассматривал иск работника о понуждении работодателя к ознакомлению с распоряжением о наложении дисциплинарного взыскания в виде выговора. Работник настаивал на том, что работодатель нарушил порядок наложения дисциплинарного взыскания, поскольку отправил ему только скан распоряжения по электронной почте.

То есть суть нарушения порядка, по мнению работника, заключалась в том, что его не ознакомили с распоряжением очно и под роспись.

Уведомления и заявления, направленные работником работодателю

Работодателю не стоит упускать из внимания тот факт, что, устанавливая возможность обмена с работником юридически значимыми сообщениями по электронной почте или иному виду электронной связи, компания получает не только удобства, но и риски. Работник также может использовать такую переписку в свою пользу.

Уведомления об отсутствии на работе.

Например: работник уведомил работодателя по электронной почте о том, что не выйдет на работу в определенные дни, поскольку имеет право на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови в качестве донора (ч. 3 ст. 186 ТК РФ).

Но его все-таки уволили за прогул. Однако суд восстановил работника, приняв во внимание, что тот отсутствовал на работе по уважительной причине, к тому же заранее предупредил об этом работодателя.

Вероятно, столь жесткий и формальный подход суда объясняется стремлением защитить интересы работника от теоретически возможных злоупотреблений работодателя.

Заявление об увольнении. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ).

Но вопрос о том, может ли работник направить заявление об увольнении по электронной почте, является спорным. Суд может  принять во внимание императивные правила ст.

80 ТК РФ, а также то, что трудовой договор был подписан в стандартной письменной форме, а  не путем обмена электронными письмами.  С учетом этого в судебной практике суды считают, что электронное  заявление об увольнении по собственному желанию  не имеет силу.

Законную силу имеет только  заявление  оформленное на бумажном носителе и заверенное подписью работника (либо если на заявлении, отправленном по электронной почте, имеется электронная цифровая подпись).

Отсюда, в случае получения от работника заявления об увольнении по электронной почте лучше попросить его прислать оригинал в виде традиционного бумажного документа. Иначе не исключен риск, что уже спустя какое-то время после увольнения работник передумает и его придется восстановить на работе и выплатить зарплату за период вынужденного прогула.

Отзыв заявления об увольнении

 Несмотря на указанный подход судов к оценке электронных заявлений об увольнении, суды  вполне лояльно относятся к отправке по электронной почте отзыва работником своего заявления об увольнении.

Во-первых, в Трудовом кодексе не указано, в какой форме должен направляться отзыв такого заявления.

Во-вторых, в случае с этим документом трудно заподозрить подделку переписки от лица работника (особенно если работник в суде сам настаивает на том, что направлял этот документ). Поэтому работодателю опасно игнорировать поступившее от работника электронное сообщение о том, что он передумал увольняться. Иначе есть риск, что суд восстановит такого сотрудника на работе

Источник: http://pershickow.ru/elektronnaya-perepiska-s-rabotnikami-kak-dokazatelstvo-v-sude.