+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Какие стандарты договорной работы экономят время юриста компании. Проверено на личном опыте

Содержание

Договорная работа

Какие стандарты договорной работы экономят время юриста компании. Проверено на личном опыте

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности. Проводим экспертизу договоров.

Договорная работа, под которой понимается целый комплекс мероприятий, так или иначе, затрагивает все структурные звенья организации, предприятия и занимает значительное место в деятельности юриста. От ее правильной постановки зависит репутация компании в качестве надежного контрагента, прибыльность, риски привлечения к юридической ответственности.

Основные положения договорной работы

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

  • Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии).

По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель. Ответственным за исполнение контракта в этом случае является инициатор, стоящий первым в списке.

Он организовывает исполнение договора, согласовывает его с контрагентами, контролирует исполнение.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).

  • Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности.

Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы.

Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени.

Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Положение о договорной работе в организации (предприятии)

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

  1. порядок ведения преддоговорной подготовки;
  2. составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;
  3. проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;
  4. порядок заключение договора, составления протокола разногласий;
  5. процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;
  6. порядок проведения претензионной, исковой работы;
  7. оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

Порядок заключения коммерческих договоров

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

  • проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
  • обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
  • запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
  • обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении

Источник: https://kraynev.ru/press-centr/publikacii/dogovornaya-rabota/

Нужен ли компании штатный юрист

Какие стандарты договорной работы экономят время юриста компании. Проверено на личном опыте
Профессия юрист Юридический бизнес

Когда я открывал собственую юридическую профессию, часто читал web-сайты в сети в поиске хорошего образца судебного заявления. Переписывал таковых довольно большое количество.

Количество надежных из н их было очень не великим. Хотя попадались хорошо написанные полезные документы. Если Вы хотите выяснить Нужен ли компании штатный юрист то смотрите разъяснения ниже.

Стремимся оказаться необходимыми читателю.

При открытии своего бизнеса каждый предприниматель решает, какие сотрудники нужно его компании и тщательно подбирает их. Так как именно от квалификации сотрудников зависит дальнейшее процветание любого бизнеса.

Часто у предпринимателей возникает вопрос: что лучше, иметь штатного юриста или пользоваться услугами независимых консультантов? Однозначного ответа нет, ведь нужно принимать решение не только на основании каких-то общепринятых правил подбора специалистов, но и ориентируясь на специфику самого бизнеса и масштабы возможных конфликтных ситуаций, для решения которых понадобятся услуги юристов.

Если компания часто ведет переговоры, на основании которых заключаются различные договора, то лучше пользоваться услугами именно штатного юриста.

Так как он знаком со спецификой деятельности компании и сможет при необходимости вносить коррективы в договора, ориентируясь на потребности компании, которую он представляет.

Также штатный юрист будет незаменимым в компаниях, которые предоставляют различные дорогостоящие услуги, ведь очень часто клиенты невнимательно читают условия договора и считают, что их обманули, поэтому они обращаются в суд с различными исками. В таких ситуация именно штатный юрист сможет сберечь деньги компании.

Пользоваться услугами независимых юридических консультантов выгодно только в тех случаях, если компания очень редко сталкивается необходимость вносить коррективы в существующие договора. При этом в компании не возникает необходимости отстаивать свои интересы в судах.

Штатный юрист компании, нужен ли он?

Нужен ли компании штатный юрист? С этим вопросом сталкиваются и руководители малого бизнеса, и владельцы крупных предприятий. Собственно говоря, если у вас нет юридического образования, скорее всего обойтись без квалифицированной помощи специалиста не удастся.

Всё-таки ряд вопросов требует именно знания правовых основ государства, в котором зарегистрирована и платит налоги компания.

Но вот необходим ли юрист в качестве штатной единицы или можно обойтись разовыми консультациями? И какова вообще функция юриста в деятельности предприятия или предпринимателя?

Штатный юрист: нужен ли он компании?

Штатный юрист для бизнеса – это своего рода страховка на случай любых юридических коллизий. Правовая основа любого предпринимательства сложна и запутана.

И человек, который бы мог взять на себя решение юридических вопросов, будет неплохим вариантов для оптимизации бизнеса, в котором временные затраты порой обходятся дороже финансовых. Вот только содержание в штате собственного юриста может обойтись ничуть не дешевле, чем оплата разовых консультаций.

Ведь средняя заработная плата такого специалиста составляет 1000 USD. Плюс, если поиски ведутся через кадровое агентство, за услугу подбора персонала придётся заплатить примерно столько же.

Конечно, можно искать штатного юриста самостоятельно, без помощи со стороны, обходясь ресурсами собственной кадровой службы или полагаясь на личные впечатления. Но эффективность таких поисков будет крайне невысока. А сам процесс может затянуться на долгие месяцы.

И здесь вопрос о целесообразности поиска именно штатного юриста вновь становится актуальным. Ведь, по сути, услуги именно специалиста с юридическим образованием требуются компании не каждый день, а платить заработную плату прейдёться платить ежемесячно и в не малом размере.

В такой ситуации, договор с юридической фирмой, включающий обязательства о почасовом предоставлении консультаций, может оказаться куда более выгодным.

Сотрудничество с юридической фирмой для решения текущих вопросов, вроде составления договоров, можно обратиться к профессионалам, готовым составить типовые образцы, по которым можно будет вести работу достаточно продолжительное время.

Внештатная помощь

Услуги ГК «СпецЮрБизнес» будет обходиться компании куда дешевле. Если вам нужна юридическая помощь консультации на пару часов то вам подойдёт пакет «эконом» по юридическому обслуживанию разработанный нашей организацией специально для таких случаев.

Приемущество заключается в том, что оплачивая по прайс-листу всего лишь 7000 рублей в месяц вы получаете 10 часов квалифицированной юридической помощи в области права.

Вот только такая экономия не позволяет юристу в полной мере контролировать дела фирмы или предприятия, ведь он знакомится (и то поверхностно), только с теми аспектами деятельности, которые ему предлагают изучить.

И здесь велик риск допустить ошибку и “проглядеть” действительно важные изменения в законодательстве. Хотите избежать подобных неприятностей? Тогда мы можем вам предложить более удобные условия сотрудничества, которые включают комплексное юридическое сопровождение в рамках пакета «бизнес» или «премиум».

При открытии своего бизнеса каждый предприниматель решает, какие сотрудники нужно его компании и тщательно подбирает их. Так как именно от квалификации сотрудников зависит дальнейшее процветание любого бизнеса.

Часто у предпринимателей возникает вопрос: что лучше, иметь штатного юриста или пользоваться услугами независимых консультантов? Однозначного ответа нет, ведь нужно принимать решение не только на основании каких-то общепринятых правил подбора специалистов, но и ориентируясь на специфику самого бизнеса и масштабы возможных конфликтных ситуаций, для решения которых понадобятся услуги юристов.

Если компания часто ведет переговоры, на основании которых заключаются различные договора, то лучше пользоваться услугами именно штатного юриста.

Так как он знаком со спецификой деятельности компании и сможет при необходимости вносить коррективы в договора, ориентируясь на потребности компании, которую он представляет.

Также штатный юрист будет незаменимым в компаниях, которые предоставляют различные дорогостоящие услуги, ведь очень часто клиенты невнимательно читают условия договора и считают, что их обманули, поэтому они обращаются в суд с различными исками. В таких ситуация именно штатный юрист сможет сберечь деньги компании.

Пользоваться услугами независимых юридических консультантов выгодно только в тех случаях, если компания очень редко сталкивается необходимость вносить коррективы в существующие договора. При этом в компании не возникает необходимости отстаивать свои интересы в судах.

Статьи :

Так ли необходим штатный юрист?

Безусловно, каждый серьезный бизнес нуждается в помощи специалиста в области права, потому как ежедневно сталкивается с вопросами сопряженными с законодательством и иными правовыми проблемами.

Регистрационные процедуры, внесение корректив в документацию организации, смена юр.

адреса, изменения в ЕГРЮЛ, трудовые споры и многие другие юридические формальности, требуют своевременного решения и квалифицированного подхода со стороны руководящего персонала компании.

Как правило, решение подобных задач ложиться на плечи штатного юриста компании, но найм собственного специалиста потребует несения немалых расходов на оплату труда, больничных листов (в случае заболевания работника), отчисления налогов, покупку программных продуктов, подписку на издания СМИ, отчислений в различные фонды и т.д. Многие собственники бизнеса не раз задумывались над вопросом сокращения собственных статей расходов и в итоге находили оптимальное решение – услуги юридической компании .

В чем выгода?

Штатный специалист всегда может уйти в заслуженный трудовой отпуск, заболеть или попросту не обладать должной квалификацией необходимой для решения сложных юридических вопросов. Нанимать сотрудника с большим опытом работы и заслуженной репутацией не всегда по карману небольшой организации или начинающему бизнесмену.

Вот здесь на помощь приходит стороннее юридическое бюро, где с радостью возьмутся за юридическое сопровождение вашей фирмы за разумную оплату и на долговременной основе. Команда профессиональных юристов, «подкованных» во всех областях юриспруденции, справиться с любой сложной задачей и не уйдет на больничный или в отпуск.

Аутсорсинг юр. услуг – что это?

Поддержка по правовым аспектам функционирования любого бизнеса сторонней юридической компанией, получила название аутсорсинга юр. услуг или абонентского юридического обслуживания. Такая помощь позволяет избежать серьезных правовых ошибок, необдуманных управленческих решений, помогает значительно снизить финансовые риски и качественно решать насущные проблемы из области корпоративного права.

Выбрав себе в партнеры, достойную юридическую компанию, имеющую незыблемую репутацию и солидный опыт, всегда можно иметь уверенность в конфиденциальности ваших отношений и качестве предоставляемых услуг и полагаться на профессионалов как на своего проверенного семейного доктора.

Что получает клиент?

Заключив соответствующий договор на оказание юридического сопровождения, клиент вправе рассчитывать на своевременную консультацию по правовым вопросам коммерческой или иной деятельности. Также спектр подобных услуг может включать:

  • Устные (письменные) консультации по всему спектру применения норм гражданского, трудового, корпоративного, налогового и иных областей права;
  • Разработка документации (должностных инструкций, приказов, локальных актов и т.д.);
  • Договорная работа и экспертиза документов;
  • Информирование клиента по изменениям в законодательстве и правовое обеспечение деятельности заказчика услуг (нормативная база, справочная информация)
  • Иное.
  • Юридическое обслуживание фирм производиться на основании индивидуального, совместно разработанного договора с указанием специфики и перечня необходимых услуг.

    Стоимость услуг?

    Однозначного ответа не существует. Как правило, ценовая составляющая складывается из объема плановых работ, целей и намеченных задач, которые вы ставите перед своим бизнесом и компанией-исполнителем.

    Рассчитав стоимость затрат на содержание собственного специалиста и сопоставив с примерной стоимостью услуг на абонентское обслуживание, можно сделать правильный выбор в ту или иную пользу.

    Обычно чаша весов склоняется в пользу коллектива профессиональных юристов сторонних юридических компаний.

    Источники:
    mosadvokat.org, legal66.ru, www.fre-lanse.ru

    Следующие статьи:

    Источник: http://bfmac.com/professiya-yurist-yuridicheskij-biznes/nuzhen-li-kompanii-shtatnyj-yurist.html

    Как организовать договорную работу, чтобы все успевать и снизить риски компании

    Какие стандарты договорной работы экономят время юриста компании. Проверено на личном опыте

    Заключение договоров – обязательная часть ежедневной работы во многих компаниях. Даже в небольших организациях порой заключается по три-четыре договора в день.

    В такой ситуации руководитель лишен возможности подробно читать и продумывать каждый документ и анализировать риски компании.

    Однако договорная работа может быть организована так, чтобы можно было быстро подписать любой контракт со спокойной душой.

    Используйте пошаговые руководства:

    Прежде всего нужно разработать Положение о договорной работе.

    Называться оно может и по-другому, но в нем должны быть подробно зафиксированы все этапы договорной работы – с момента получения его менеджером от партнера до подписания документа генеральным директором.

    Подобное положение разрабатывает и согласовывает юридическая служба. Затем с документом нужно ознакомить всех менеджеров, в обязанности которых входит заключение договоров.

    Положение о договорной работе и другие шаблоны документов можно скачать в Библиотеке регламентов.

    Разберем, какие основные действия нужно учесть в положении о договорной работе и что должно получиться в итоге.

    Подготовка договоров

    Лучше всегда использовать типовую форму, разработанную юристами компании. Понятно, что в этом случае руководитель находится в более выгодном положении. Поэтому надо поручить юристам проанализировать виды договоров, которые заключает организация, и под каждый из них разработать шаблон.

    Сотрудник компании, ответственный за заключение договора, будет отправлять его контрагенту. Далее возможны два варианта развития событий. Первый – партнер подписывает контракт, не внося каких-либо серьезных изменений.

    Отлично! Договор попадает к юристу, тот ставит визу и передает документ на подпись генеральному директору. Тот, в свою очередь, видит перед собой типовую форму и подписываете ее.

     

    Второй вариант развития событий – получение договора, составленного контрагентом (или же он вносит серьезные изменения в предоставленный шаблон). С этого момента включается установленный в компании порядок договорной работы. 

    Согласование договоров

    Прежде чем попасть на стол к генеральному директору, договор должен быть согласован. Изучить чужой (то есть не соответствующий типовым формам) договор обязаны как минимум три службы: финансовая, коммерческая и юридическая. Рекомендуется начинать с финансовой или коммерческой службы, а также отделов, которые инициируют заключение договора. Юристы должны читать контракт в самом конце.

    Коммерческая служба или отдел продаж проверяют объемы и стоимость товара, условия доставки, а также вопросы, которые юристы компании отнесут к их сфере ответственности и укажут в Положении (например, можно обязать менеджера получить от партнера документы, подтверждающие реальность его деятельности, то есть провести так называемую проверку на добросовестность, о которой всегда говорит налоговая инспекция). Договор передается на согласование финансовой службе при условии, что его завизировал коммерческий директор или директор по продажам (они могут добавить замечания).

    Аналогично действуют финансисты. Безусловно, их основной вопрос – цена договора. Если это контракт на покупку чего-либо, то надо проверить, укладывается ли указанная в договоре сумма в запланированный бюджет.

    Если же это контракт на продажу продукции, то можно, например, посмотреть, соответствуют ли предоставленные скидки маркетинговой политике. Список пунктов, которые следует проверить финансистам, также должен быть приведен в Положении.

    После проверки договор визирует финансовый директор или главбух.

    Договор передается юристам. Как правило, другие службы согласовывают договоры автоматически, считая, что проверка – компетенция юридического отдела.

    Ведь если возникнут какие-то проблемы, оспаривать положения договора в суде, выяснять отношения с контрагентами придется именно юристам.

    Поэтому в их интересах тщательно проверить контракт, а вот визировать договор начальнику юридической службы не обязательно – это может сделать любой юрист отдела. Главное, чтобы в положении было указано, на что именно обязан обратить внимание юрист. Это могут быть:

    • существенные условия договора (предмет, цена сделки);
    • взаимные обязанности сторон (например, для договора купли-продажи – что и в какой срок поставляет продавец, каким образом, каким транспортом, в какое место назначения; каким способом и в какие сроки производит оплату покупатель; кто осуществляет приемку товара и т. д.);
    • указанные сроки договора (до какой даты договор действителен; если этого пункта нет, юрист уточняет в замечаниях к договору, действительно ли он будет автоматически продлеваться каждый год);
    • санкции для сторон за неисполнение обязательств (для продавца – за просрочку поставки, для покупателя – за просрочку оплаты);
    • оговоренный способ разрешения возникших споров (обычно пишут – путем переговоров, а в случае разногласий – в арбитражном суде).

    Кстати, в типовых формах предпочтительно указывать, что рассмотрение спора предполагается проводить в суде по месту нахождения компании: это будет удобнее.

    Время согласования договора для каждого отдела рекомендуется ограничить сутками с момента получения. Что это значит? Ответственный сотрудник читает договор, визирует его, ставит дату, а также записывает замечания, если они есть.

    Например, все подписи можно ставить на обратной стороне последней страницы договора. Удобно сделать специальный лист согласования, в котором указать отдел, Ф. И. О. визирующего, дата, подпись, наличие замечаний.

    Если таковые имеются, их лучше изложить в служебной записке и приложить к листу согласования.

    Полезная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или переадресуйте. 

    Про замечания стоит сказать отдельно. Большинство их поступает от юристов. Они могут, например, посчитать, что в контакте указаны слишком высокие штрафы за просрочку оплаты (если компания выступает в роли покупателя).

    Так, наш юрист в графе «Замечания» может написать следующее: «В пункте 4.3 размер штрафа 1% заменить на 0,1% за каждый день просрочки платежа».

    Торговым компаниям желательно добавить пункт следующего содержания: «Продавец в случае просрочки поставки выплачивает штраф в размере 0,1% за каждый день просрочки поставки».

    Кто согласовывает разногласия в договоре и на чем следует остановиться

    После того как все службы завизировали договор и высказали замечания, он возвращается к ответственному менеджеру. Тот составляет протокол разногласий по всем замечаниям. Протокол (его форму также должен разработать юридический отдел) снова нужно завизировать у юриста и затем отправить контрагенту.

    • Где теряется ваша документация

    Начинается процесс переговоров, обсуждение условий. Этим занимается ответственный менеджер, который в случае необходимости подключает юриста. Конечно, лучше всего, когда разногласия обсуждают юристы обеих сторон: они говорят на одном языке и им легче пойти на взаимные уступки.

    Но обычно юридическая служба этому сопротивляется, аргументируя отказ большой загруженностью и невозможностью вести переговоры по каждому контакту. Решайте сами, как распределить между сотрудниками ответственность за этот участок работы. Конечно, на разногласия контрагент может выдать свой протокол.

    Желательно не составлять больше двух протоколов к договору и стараться искать компромисс. Кстати, количество протоколов разногласий можно оговорить в положении.

    Результат договорной работы

    В итоге получается договор, который проверен и согласован всеми службами компании, включая юристов. Видны и протоколы разногласий (если они есть). Если документ завизирован юристами, значит, все разногласия улажены. Как правило, значимыми они не бывают, иначе договориться было бы сложно. Договор либо переписывается с учетом претензий, либо работа над ним прекращается.

    Однако далеко не всегда менеджеры обеих сторон и даже юристы могут решить спорные вопросы на своем уровне. Например, возможна ситуация, когда юрист, получая договор, обнаруживает невыгодные для компании условия – очень маленькие сроки, высокие штрафы.

    В таком случае следует обратить внимание на то, кто является контрагентом. Если это важный партнер и нельзя отказаться от сотрудничества с ним, юрист указывает это на обратной стороне последнего листа договора и перечисляет возникающие для компании риски.

    Например, юрист пишет «не согласовано, есть существенные замечания», перечисляет замечания и возможные юридические риски и своей подписи не ставит. В таком случае руководитель, оценивая степень необходимости привлечь того или иного контрагента, решает сам, подписывать договор или нет.

    Таким образом, при подписании компании есть понимание, чем это может обернуться для предприятия.

    Бывает, что и при подготовке договоров полностью урегулировать разногласия не удается: например, менеджер не смог достичь взаимопонимания на своем уровне.

    И в этом случае сразу можно увидеть условия, которые смущают ответственных лиц, и решить, подписать договор, обсудить условия с генеральным директором контрагента или отказаться от сотрудничества и поручить менеджерам поиск нового партнера.

    Личное мнение

    Инна Самойлова, консультант-аналитик в области организационного развития, управления персоналом и связей с общественностью, Москва

    Чтобы сэкономить время, нужно определить круг должностных лиц, имеющих право подписывать определенные договоры. Например, для контрактов на сумму меньше 200 тыс. руб. достаточно согласования (акцепта) финансового директора. Это позволяет не визировать каждый документ, а отслеживать те из них, по которым могут возникнуть вопросы.

    Также важно классифицировать договоры по приоритетности и наладить грамотную работу отдела делопроизводства.

    Многие руководители недооценивают важность этого структурного подразделения, хотя именно от него зависит и сохранность всей документации, и ее систематизация, и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников.

    задача отдела делопроизводства – разработать единую систему документооборота в компании, в том числе процедуры регистрации, согласования, подписания и хранения договоров.

    Источник: https://fd.ru/articles/39394-kak-organizovat-dogovornuyu-rabotu-chtoby-vse-uspevat-i-snizit-riski-kompanii

    Основы работы с клиентами в юридическом бизнесе

    Какие стандарты договорной работы экономят время юриста компании. Проверено на личном опыте

    «Старый друг лучше двух новых» – эта народная мудрость, хотя и не всегда, была актуальной и для бизнеса.

    Постоянный клиент – это источник стабильности, которое обеспечивает компанию гарантированным минимумом работы (а, следовательно, и дохода) и позволяет планировать свою долгосрочную деятельность и развитие с ощущением твердой почвы под ногами.

    Вообще, в работе с клиентами мелочей нет, даже красивые информационные таблички для офиса дадут определенный плюс Вашей компании.

    В юридическом бизнесе постоянные клиенты играют очень значительную роль.

    Много небольших юридических фирм и адвокатских объединений работают преимущественно или даже исключительно с ограниченным кругом постоянных клиентов: такие компании практически не прилагают усилий в направлении пиара и не рекламируют свою деятельность, ограничиваясь существующими клиентами, а новых привлекая только по их рекомендациям. Так же работают отдельные представительства зарубежных юридических компаний, клиентами которых являются одни и те же зарубежные инвесторы.

    При таких условиях понятно стремление юристов к удержанию клиентов в течение длительного времени, которое сталкивается с различными препятствиями: финансовые неурядицы клиентов, которые заставляют последних сократить бюджет на юридическое сопровождение; недовольство клиентов результатами реализации отдельных проектов; постоянный соблазн в виде многочисленных предложений на юридическом рынке и т.д.

    У каждой компании найдутся собственные традиции поддержание лояльности.

    Взгляд изнутри

    Причина, по которой бизнес – структуры пытаются наладить с юристами постоянное сотрудничество, кроется в повышенной эффективности правового сопровождения бизнес – процессов теми людьми, которым известны все нюансы этих процессов.

    Юристы, как правило, обладают следующими знаниями: история сотрудничества с отдельными контрагентами, сильные и слабые стороны организационной и производственной деятельности клиента, личные убеждения и стиль управления топ – менеджеров, корпоративные ценности и т.п.

    Конечно, профессионал очень высокого уровня способен в разумный срок войти в курс любого дела. Но то, что стоить ему немалых усилий, с легкостью выполнит юрист, занимавшийся десятком аналогичных дел для того же клиента.

    Долгосрочное обслуживание клиента дает глубокое понимание бизнеса клиента, внутренних процессов, требований и т.д. Это, в свою очередь, повышает эффективность работы с конкретным клиентом, а значит, в конечном счете, экономит клиенту время и деньги.

    Долгосрочное сотрудничество позволяет консультанту понять особенности ведения бизнеса клиентом и стать в некотором роде инсайдером. В большинстве случаев внешний юрист может предусмотреть сферы, в которых у клиента могут возникнуть риски, или просто вовремя предоставить информацию об изменениях в законодательстве или рыночной инфраструктуре.

    Нельзя не согласиться с тем, что личное знакомство и знание характера людей, стоящих у руля бизнеса, помогает лучше осознать их истинные потребности и стремления и, соответственно, дать на самом деле полезный совет. Такой совет является правильным не только с формально – юридической точки зрения, но и с точки зрения развития бизнеса и защиты интересов его владельцев.

    В то же время знакомство со спецификой клиента обычно в определенной степени необходимо и при ведении разовых проектов. Выяснение специфики деятельности клиента, а при необходимости – и деятельности его контрагентов априори является обязанностью адвоката при предоставлении последним правовой помощи, необходимой для решения клиентом проблемы, независимо от формата взаимоотношений.

    Лучшие рекомендации

    Постоянные клиенты составляют для юридических фирм еще одно преимущество, которое нельзя обойти вниманием – они способны рекомендовать своих юристов партнерам, друзьям и знакомым, расширяя, таким образом, клиентскую базу юридической компании. Для многих компаний личные рекомендации являются важнейшим источником поступления новых клиентов, который опережает по эффективности все средства пиара вместе взятые.

    Вероятно, такой уж есть специфика юридических услуг. К специалистам в этой сфере в большинстве случаев обращаются именно по рекомендации людей, которые заслуживают доверия. Связано это, скорее всего, с важностью задач, которые возлагаются на юридических советников, а также с тем, что с юристами довольно часто приходится делиться конфиденциальной информацией.

    Характер рекомендаций бывает разным: иногда рекомендуют юридическую фирму как таковую, но чаще всего в рекомендации «указывают» на того или другого партнера или юриста, с которым тот, кто рекомендует, имел плодотворное и приятный опыт сотрудничества. Как следствие, отдельные клиенты постепенно оказываются «завязаны» на отдельных личностях. Соотношение роли фирмы и роли конкретных личностей где – то 50 на 50.

    К сожалению, в случае если фирму оставляют основные члены команды, обслуживающие клиента, достаточно большой риск потерять и самого клиента. Лишь в отдельных случаях это является единственным логичным вариантом развития событий для клиента.

    Основное, что должна сделать фирма в таком случае – это в спокойных обстоятельствах обсудить с клиентом последствия изменений в составе команды.

    Довольно часто клиент реагирует эмоционально и не оправдано оставляет на втором плане, например, возможности фирмы в оперативном решении специфических клиентских задач или даже то, что большую часть работы для клиента делали совсем не те юристы, с которыми клиент привык общаться непосредственно и которые оставили фирму.

    Получи дешевле!

    Юридический бизнес – это, конечно, не торговля бытовой техникой или модной одеждой, где уместны новогодняя распродажа и сезонные скидки. И все же для клиентов юристов, как и для любых потребителей, естественно стремление сэкономить средства и получить больше за меньшее.

    Практика показывает, что даже состоятельные клиенты бывают очень довольны некоторым уменьшением расходной части бюджета в части оплаты юридических услуг, особенно если такая скидка подана с соответствующим «соусом» из заверений в чрезвычайной важности именно этого клиента.

    Не все юристы практикуют программы лояльности, выраженные в денежной форме

    Предоставление клиенту скидок от суммы заказа далеко не всегда является наилучшим выходом, ведь снижение стоимости, однако, влияет на качество работы.

    В практике постоянным клиентам действительно иногда предоставляются привилегии в виде снижения бюджета проекта (заранее оговоренной суммы) или применения пониженных почасовых ставок.

    Однако более правильным является комплексный подход, включающий, например, сопровождение всех проектов клиента персональным менеджером и предоставление клиенту бесплатных консультаций.

    В основе долгосрочных отношений с клиентами лежит качественная работа юристов, тогда как скидки и программы лояльности предоставляют лишь временное преимущество.

    Качественно выполненная работа или успешно проведен проект является основой для безупречной репутации фирмы и построения лояльности клиента.

    Успех основывается на привлечении лучших специалистов в различных отраслях права, применении инноваций и неукоснительном соблюдении этических стандартов в отношениях с клиентами.

    Большинство юридических фирм в той или иной степени награждают лояльных клиентов выгодными условиями сотрудничества, однако такие программы лояльности в основном разрабатываются индивидуально под каждого клиента с учетом специфики взаимоотношений и характера предоставляемых услуг.

    Долгосрочные трудности.

    Долговременные отношения клиента и юриста редко бывают абсолютно безоблачными: обычно на протяжении их существования бывают и мрачные, и ясные периоды.

    Подобно тому, как незначительная несовместимость характеров людей может перерасти в серьезный спор, если эти люди будут вести совместный быт, так и рабочие мелочи, которые клиент, вероятно, проигнорировал бы при осуществлении разовых проектов, могут превратиться в его недовольство в случае постоянного сотрудничества.

    Разногласия могут возникать, например, в следующих аспектах:

    – Относительно определения момента, где заканчиваются обязанности юриста и начинаются полномочия персонала клиента (лекарство от этой проблемы: четкое определение такой границы в договоре);

    – Относительно определения объема услуг, входящих в фиксированную стоимость того или иного проекта (способ предотвращения такой же – четкое и детальное определение этого объема);

    – По справедливости ценообразования (встречаются различные вариации: давление со стороны клиента с целью получить снижение стоимости услуг, недовольство клиента теми же действиями со стороны юридической фирмы в направлении увеличения и др.).

    Поскольку некоторые клиенты юридической фирмы могут иметь тесные связи между собой, а цены для каждого могут устанавливаться индивидуально, встречаются также и случаи возмущения на тему: «Чего они платят меньше, чем мы?».

    Все эти проблемы решаются путем переговоров;

    – Злоупотребления юридическим сопровождением со стороны персонала клиента, когда, например, на юридический аудит начинают направлять все без исключения договоры, в том числе договоры по операционным, техническим вопросам и на мизерные суммы.

    Для предотвращения конфликтов на этой почве нужно применять почасовые ставки, а в случае применения фиксированных сумм (абонентской платы) – заранее определять категории документов, требующих проверки юристами, или минимальные суммы договоров, подлежащих аудиту; предельное количество документов в месяц / день, проверка которых входит в базовый пакет предоставление юридических услуг.

    Отделяют три основных проблемы, характерные для долгосрочных отношений с клиентами:

    1) клиента перестает устраивать ценовая политика фирмы и у него накапливается негатив, или фирма предоставляет ему скидки, которые в итоге делают такое сотрудничество обременительным и невыгодным (это может быть также вызвано и сползанием в выполнение рутинных задач вместо юридической консультационной работы);

    2) клиент может со временем начать воспринимать консультантов как своих наемных работников, что не только влияет на восприятие юристов как профессионалов, но и может привести к возникновению конфликтов (как вариант – в случае присоединения к команде нового члена);

    3) консультанты привыкают к клиенту, перестают воспринимать его как клиента, а потому уже не могут отследить и беспристрастно оценить его проблемы, риски или же вообще не видят такие риски, просто не проверяют состояние клиента, считая, что риски не могут возникнуть. Возможен и другой вид этой проблемы, когда консультант уже не может различить интересы клиента и собственные интересы.

    Все эти проблемы требуют индивидуального подхода к решению, но основополагающим принципом должно быть то, что консультант – это всегда наемный профессионал, а юридическая фирма – это независимый субъект, который имеет свою стратегию развития.

    Единственным правильным средством предотвращения возникновения таких проблем является сохранение баланса между защитой интересов клиента и сохранением определенной дистанции от него, которая как раз и позволяет юридической фирме и ее сотрудникам сохранять объективность в отношении клиента.

    Вышеназванные проблемы ярко иллюстрируют, что долгосрочные отношения с клиентом вызывают такие же долгосрочные трудности в этих отношениях. Исключения единичны.

    Бизнес – среда – не самое благоприятное поле для возникновения дружеских отношений, ведь, несмотря на интеллигентные манеры и взаимное уважение, каждый из контрагентов, прежде всего, стремится получить прибыль, часто неразрывно связанную с уменьшением прибыли контрагента.

    Отсюда и сложность искусства управления долгосрочными отношениями с клиентом: здесь нужно не просто удержать клиента, но сохранить выгодные условия сотрудничества с ним, при этом заслужив высокую оценку своей работы и лучшие рекомендации.

    Источник: http://bishelp.ru/business/clients/osnovy-raboty-s-klientami-v-yuridicheskom-biznese

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.