Как заключить договор поставки по электронной почте

Содержание

Как правильно заключить договор по электронной почте?

Электронная почта – удобный инструмент взаимодействия с контрагентами. Порой заказчику нужно срочно поставить товар, а заключить договор в обычной письменной форме не представляется возможным.

И стороны в подтверждение своих намерений обмениваются “сканами” договора по электронной почте.

Но как правильно заключить договор по электронной почте? Как он должен быть подписан и будет ли он иметь юридическую силу? На эти вопросы мы ответим в настоящей статье.

При ответе на этот вопрос мы рекомендуем придерживаться соблюдения определенных условий. Мы, конечно, не даём гарантии, что их неукоснительное соблюдение избавит вас от риска признания договора незаключенным, но существенно его уменьшит.

Укажите в договоре адреса электронной почты, которые будут использоваться сторонами при исполнении контракта.Если их не указать, то суд при рассмотрении спора может и не прийти к выводу, что переписка или договор исходит от вашего контрагента. Многочисленные споры так и остались неразрешенными по причине отсутствия адресов электронной почты в договоре.
В деловой переписке используйте только адреса электронной почты, указанные в договоре. Бывают такие случаи, когда письма неоднократно пересылаются и в итоге вы получаете ответ от лица, адрес электронной почты которого не указан в договоре. Старайтесь всегда соблюдать это простое правило. Особенно, если вы получаете какие-то юридически значимые сообщения или документы. При наличии сомнений запросите подтверждение полномочий лица, на общение с вами по договору. При необходимости можете заключить дополнительное соглашение к договору и прописать новый адрес электронной почты, по которому предполагается взаимодействие.
Сохраняйте историю писем и переписки на сервере. История вашей переписки поможет пролить свет на ваши взаимоотношения, цели, которые стороны преследовали при заключении договора и быть полезным инструментом в случае возникновения каких-то спорных моментов. Крайне не рекомендуем хранить письма на локальном сервере, если у вас на постоянной основе не осуществляется резервное копирование. В случае выхода из строя сервера, при отсутствии договора на бумажном носителе, вы рискуете остаться и без договора, и без переписки с контрагентом.
Проверьте привязан ли адрес электронной почты вашего контрагента к их домену. Почта, которая находится на доступном для рядовых пользователей сервере, вроде mail.ru или gmail.com, не внушает особого доверия. Особенно, если не содержит официального названия организации в адресе. Если же почта будет привязана к домену, то у суда не будет причин считать, что переписка исходят от какого-то другого лица. Официальный сайт, официальная почта – всё будет указывать на вашего контрагента.
Проверьте представлен ли на официальном сайте адрес электронной почты, который планирует использовать другая сторона. Если ваш контрагент предлагает указать в договоре другой адрес электронной почты, нежели тот, который используется им в повседневной жизни, то есть повод задуматься о причинах такого поведения. В любом случае лучше подстраховаться и указать в договоре официальный адрес электронной почты вашего контрагента.
Убедитесь, что письма вашего контрагента содержат подписи лиц, их отправляющих. Соблюдение данного правила позволит понять от кого исходит то или иное сообщение и оценить полномочия лица. Если же у вас возникнут сомнения вы всегда сможете запросить дополнительное подтверждение.

Как должен быть подписан договор по электронной почте?

Итак, вы составили договор, указали адреса электронной почты сторон, проверили, что ведете переговоры с уполномоченным представителем контрагента, и готовы выслать договор на подписание. Но не торопитесь его отправлять, прежде чем не выполните предварительную подготовку договора. Ваша задача – чтобы договор был надлежащим образом подписан и отсканирован другой стороной.

Оставьте в нижней части каждой страницы договора место для того, чтобы другая сторона могла поставить свою подпись и расшифровку. Не забудьте напомнить контрагенту о необходимости подписать каждую страницу договора. Обычно люди просто забывают об этом и ставят подпись только на последней странице.
Попросите выслать “сканы” каждой страницы договора в разрешении не менее 200 точек на дюйм в цветовом режиме “Оттенки серого” (“Gray Scale”). Чем выше качество документа, тем проще будет установить подлинность подписей и убедить суд в том, что договор был заключен надлежащим образом, а стороны постарались предусмотреть всё, чтобы исключить риск признания договора незаключенным. Мы рекомендуем использовать цветовой режим “Оттенки серого” или “Gray Scale”, так как арбитражные суды принимают только такие документы. Также они принимают сканы документов, выполненные в черно-белом варианте, но как показывает практика, в этом режиме не всегда видна печать организации. При использовании цветового профиля “Оттенки серого” такая проблема встречается только на тусклых печатях организаций.

Будет ли договор, заключенный по электронной почте, иметь юридическую силу?

При соблюдении указанных выше требований вы существенно снизите риски признания договора незаключенным. Но можно ли быть уверенным, в том что заключенный таким образом договор будет иметь юридическую силу? К сожалению, утвердительно ответить на этот вопрос мы не можем.

В случае неисполнения другой стороной обязательств вы можете столкнуться с риском того, что суд не признает договор заключенным. Особенно, если другая сторона будет отрицать факт совершения сделки или приводить аргументированные доводы в обоснование своей позиции.

Не факт, конечно, что ей это удастся, так как суд будет анализировать переписку, другие документы, подписанные сторонами (например, счета-фактуры, товарные накладные, акты приема-передачи, акты сверки и т.д.) и вполне может прийти к выводу, что между сторонами договор всё же был заключён.

Но риски всё равно будут сохраняться на весь период действия договора, пока не изменится судебная практика или пока в гражданское законодательство не внесут соответствующие изменения.

Поэтому, если вы хотите избежать подобных рисков, мы рекомендуем обмениваться оригиналами документов сразу после получения договора, подписанного по электронной почте. Если у вас будет на руках экземпляр договора на бумажном носителе с оригинальной подписью и печатью, риск признания договора незаключенным останется в прошлом.

Если вы столкнулись со спорной ситуацией и хотите проконсультироваться с юристом, то вы всегда можете задать вопрос нашему онлайн-консультанту, написать через форму обратной связи или оформить заказ на юридическую консультацию. Мы будем рады вам помочь!

договордоговорные отношениязаключение договора

Источник: https://argumentplus.ru/blog/dogovornoe-pravo/kak-pravilno-zaklyuchit-dogovor-po-ehlektronnoj-pochte.html

Как заключить и исполнить договор по электронной почте?

Как заключить договор поставки по электронной почте

Какую электронную подпись использовать
Как происходит заключение электронного договора
Как проверить подлинность подписи?
Что делать, если потеряли электронную подпись
Как фиксировать исполнение договора по электронной почте

Компания выдала заем контрагенту по электронному договору. Контрагент получил деньги, но возвращать их не стал. В судебном процессе выяснилось, что сертификат ключа проверки подписи заемщика недействителен. Суд решил, что договор не заключен. Читайте, как заключить электронный договор, чтобы контрагент не отвертелся.

Какую электронную подпись использовать

По общему правилу, чтобы заключить электронный договор, нужна квалифицированная электронная подпись. Такой документ равнозначен бумажному соглашению. Но стороны могут записать в договоре, что хотят использовать простую или неквалифицированную электронную подпись. В этом случае электронное соглашение так же приравнивается к бумажному, на котором есть собственноручная подпись.

Электронной подписью можно подписывать не только договоры, но и уведомления, акты, счета, письма, другую деловую корреспонденцию. Например, заемщик может подписать как сам договор, так и согласие на обработку персональных данных, анкету, заявление об ознакомлении с условиями финансирования.

Стороны могут получить усиленные квалифицированные подписи в разных удостоверяющих центрах — законодательство не обязывает получать подписи в одном месте. Никаких ошибок из-за этого не будет.

Как происходит заключение электронного договора

Каждая сторона подписывает договор в форме электронного документа или скана и направляет контрагенту. Для этого можно использовать электронную почту.А70 Есть и другие варианты. Компания может разместить договор на электронной площадке, доступ к которой имеют обе стороны договора. Типичный пример — портал госзакупок.

Другой способ — организация может заключить договоры с контрагентами через свой сайт. Например, так выдают займы микрофинансовые организации. Заемщик регистрируется на их сайте, устанавливает специальную программу, получает электронную подпись и оставляет заявку.

По общему правилу электронный договор заключен с момента, когда оферент получил акцепт, то есть стороны согласовали все существенные условия.432ГК Например, вы направили контрагенту проект договора поставки в электронной форме.

Подписали его усиленной квалифицированной электронной подписью. Договор будет заключен с момента, когда вы получите электронное соглашение с такой же подписью контрагента.

С этой даты считайте сроки исполнения обязательств по договору.

Как проверить подлинность подписи?

Если договор подписан электронной подписью компании, это подтверждает, что его отправила именно она. Дополнительные доказательства не требуются. Но саму электронную подпись нужно проверить. Если она недействительна, суд может признать договор незаключенным.

Когда заключаете электронный договор, узнайте у контрагента, какой удостоверяющий центр его обслуживает. Потребуйте, чтобы контрагент представил копию сертификата ключа проверки электронной подписи.

А потом направьте запрос в удостоверяющий центр и выясните, выдавал ли он этот сертификат. Проверьте, действительна ли аккредитация центра на день выдачи сертификата.

Сам сертификат также должен быть действителен на момент подписания документа.6

Если электронная подпись недействительна, суд может решить, что компания ничего не подписывала. В одном деле общество требовало взыскать с ИП оплату товара по договору поставки. Три инстанции отказали истцу. Суды указали, что нет доказательств заключения договора поставки.

В этом споре поставщик требовал взыскать с аптеки оплату за товар. К иску приложил копии товарных накладных, которые были подписаны электронной подписью, копию квалифицированного сертификата ключа проверки подписи на представителя ответчика, копию доверенности на его имя. Ответчик заявил, что поставки не было, и три судебные инстанции отказали истцу в удовлетворении иска.

Верховный суд направил дело на новое рассмотрение. Он указал, что сертификат ключа проверки электронной подписи является действительным, пока не доказано иное. Ответчик должен был представить доказательства, которые опровергают достоверность доверенности или сертификата, но этого не сделал. О фальсификации доказательств он также не заявил.

В подобных спорах привлекайте к участию в деле удостоверяющий центр, который выдал сертификат ключа проверки подписи контрагенту и может это подтвердить. Или сразу два центра — контрагента и свой.

Учитывайте, что удостоверяющий центр не может подтвердить, какую сделку совершали компании.А40-1Он может только ответить на технические вопросы — например, действительна ли подпись, когда и какой документ контрагент подписал. Если удостоверяющий центр не сможет подтвердить информацию, заявите ходатайство о компьютерной экспертизе.

Что делать, если потеряли электронную подпись

Если электронную подпись скомпрометировали, сразу сообщите об этом всем контрагентам. Например, если потеряли флешку с подписью или уволился сотрудник, который с ней работал.

Используйте любой способ, с помощью которого потом сможете подтвердить, что контрагенты получили сообщение.

Если не сделаете это, на вас перейдет риск исполнения обязательств из договоров, на которых поставят эту подпись.

Если направите уведомление, все риски перейдут на контрагентов. Именно они должны будут проверять, действительно ли электронная подпись исходит от вашей компании. Если контрагент не проявит должной осмотрительности, компания никак за это не отвечает. Чаще всего такие проблемы возникают в отношениях с кредитными организациями.

Как фиксировать исполнение договора по электронной почте

В электронном виде можно оформлять акты приемки-передачи, товарные накладные и другие документы. Для этого укажите в договоре, что стороны вправе использовать электронную почту для переписки. Напишите адреса электронной почты, на которые можно отправлять письма.

Можно вместо этого сделать ссылку на доменное имя юридического лица. В этом случае установите, что стороны признают юридически значимой переписку с любых адресов, которые зарегистрированы на данном домене.

Так будет проще доказать в суде, кто отправил письмо — почтовый ящик на домене может зарегистрировать только та компания, которой он принадлежит.

Если возникнет спор, достоверность электронной переписки можно подтвердить протоколом осмотра интернет-страниц. Его составляет нотариус. Он заходит в электронную почту, открывает письма, смотрит приложенные файлы, делает скриншоты и описывает все действия в протоколе.

Верховный суд подтвердил допустимость такого доказательства. Он рассматривал дело, где сторона представила в качестве доказательства нотариальный протокол осмотра сайта, который фиксировал отправления электронной почты. Нижестоящие суды оставили его без внимания, поэтому ВС отменил решения и направил дело на новое рассмотрение.

Если у вас есть вопрос в области гражданского права, то юристы компании «Правовой эксперт» всегда смогут помочь вам ценным советом на бесплатной личной консультации.

Источник: https://pravx.ru/stati/kak-zaklyuchit-i-ispolnit-dogovor-po-ye/

Заключение договора поставки по электронной почте

Как заключить договор поставки по электронной почте

Заключать договоры с помощью электронной почты – удобный способ, для этого нужно обменяться со второй стороной отсканированными завизированными документами. Но есть нюансы.

См. также

Законодательно разрешено заключать договоры поставки или другие договоры путем обмена письмами, в том числе посредством электронной переписки. Главный вопрос при этом – «как доказать, что письмо было отправлено именно контрагентом, а не кем-то другим», ведь пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ ставит соответствующее условие.

Сделать это можно тремя способами.

Электронная переписка как условие в договоре

Можно придать переписке юридическую силу в самом договоре, прописав в нем или дополнительном соглашении соответствующее условие. При этом нужно указать:

сведения о контактных лицах (Ф. И. О., должности);
адреса электронной почты, которые будут использовать стороны при заключении договора;
действия, которые стороны будут осуществлять посредством электронной переписки (заключение договора и его изменений, ведение переговоров, согласование приложений).

Имеет смысл согласовать с поставщиком соответствующий порядок подтверждения заключения договоров. В частности, можно установить, что обмен документами по электронной почте всегда сопровождается одновременной почтовой отправкой их оригиналов.

Если покупатель регулярно заключает договоры поставки с одним и тем же поставщиком по электронной почте, то имеет смысл ввести дополнительные условные обозначения (коды). Это позволит со значительной степенью уверенности идентифицировать отправителя электронного документа.

Использование электронной подписи

Можно использовать электронную подпись. Обмен электронными сообщениями с электронной подписью в целях заключения договоров рассматривается как обмен документами (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г.

№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). То есть достаточно иметь два сообщения (по одному от покупателя и поставщика) с электронной подписью, содержащие оферту и акцепт, чтобы договор поставки считался заключенным.

Никаких дополнительных доказательств того, что документ исходит от стороны по договору, не требуется.

По общему правилу информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Подписание неквалифицированной электронной подписью или простой электронной подписью также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, но только в случаях, установленных федеральными законами.

Огромную роль в подтверждении подлинности электронной подписи имеет сертификат ключа проверки электронной подписи.

В рамках Закона № 63-ФЗ созданы новые специально уполномоченные организации – удостоверяющие центры.

Они выдают сертификаты ключей, устанавливают сроки их действия, ведут реестр выданных и аннулированных ключей. Весь перечень полномочий удостоверяющих центров указан в статье 13 Закона № 63-ФЗ.

Чтобы при заключении договора поставки использовать электронную подпись, покупателю необходимо четко согласовать с поставщиком условия и порядок использования такой подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Письменное доказательство заключения договора

Можно получить письменные доказательства заключения договора поставки

Этот способ очень полезен, если покупатель и поставщик пришли к соглашению о поставке товаров с помощью электронных сообщений, которые заранее не были индивидуализированы.

Чтобы получить письменные доказательства заключения договора, нужно:

либо подтвердить содержание электронных писем путем ссылок на них в последующей бумажной переписке;

Для этого стоит написать поставщику бумажное письмо (несколько писем).

В нем среди прочего необходимо упомянуть о предыдущей электронной переписке, например, в качестве аргументации какого-либо значимого условия поставки (адрес доставки, вид упаковки, количество товара).

Упоминание может быть таким: «…как Вы сообщали в электронных письмах от _______ 20__ г., подписанных ____________ и адресованных _________».

Если поставщик ответит на такое письмо (письма) и не оспорит факта направления (получения) электронных сообщений, то на них можно будет ссылаться как на доказательство заключения договора.

либо обратиться к нотариусу для осмотра интернет-страниц и составления соответствующего протокола.

Это самый надежный способ формализации цифровых доказательств.

Право производить осмотр письменных и вещественных доказательств предоставлено нотариусу статьями 102 и 103 Основ законодательства о нотариате.

Он должен удостоверить факт наличия электронной переписки, а затем составить протокол с подробным описанием своих действий. Сами электронные письма должны быть распечатаны и подшиты к протоколу.

В итоге будет получен документ (протокол), подтверждающий, что на определенную дату в конкретном почтовом ящике действительно имелись электронные сообщения, полученные с определенных адресов. Часто этого бывает достаточно, чтобы суд принял электронную переписку в качестве доказательства.

Обзоры последних изменений

Главные изменения в законодательстве в 2021 году
Посмотрите изменения, которые вступают или уже вступили в силу в 2021 году.

Директоров и учредителей станут чаще привлекать по долгам компании
И другие выводы из Обзора практики Верховного суда № 2/2021 от 04.07.2021

Закупки по Закону № 44-ФЗ с 1 июля: все изменения в одной инструкции
С 1 июля все конкурентные закупки можно проводить в электронном виде, правила для закупок в бумажном виде тоже изменились. Законодатели ввели в Закон № 44-ФЗ новые статьи, которые срочно нужно изучить.

Формулировки договоров, из смысла которых суды делают вывод, что стороны не установили досудебный порядок
Обзор практики.

Изменения в КоАП РФ в 2021 году
Все поправки в одной таблице.

Источник: https://www.law.ru/article/20865-qqq-16-m7-01-07-2021-kak-zaklyuchit-dogovor-postavki-po-elektronnoy-pochte

Можно ли заключать договоры по электронной почте и как это правильно сделать

Как заключить договор поставки по электронной почте

30 мая 2021

Андрей Чумаков – о том, как юридически грамотно «легализовать» обмен электронными документами

IT-инструменты, которые использует Андрей Чумаков

1С:Бухгалтерия
КонсультантПлюс
Tilda
MODx

Заключение договора по электронной почте стало обычной практикой в российском малом и среднем бизнесе.

Партнёры по сделке могут находиться на разных концах мегаполиса, в разных городах и даже в разных странах – и большие расстояния не являются проблемой для заключения договора. Но у многих предпринимателей и корпоративных юристов есть определённые опасения по поводу юридической силы такого рода документов.

О том, как правильно заключать договоры по электронной почте, порталу Biz360.ru рассказал основатель компании NewLawyers Андрей Чумаков.

Досье

Андрей Чумаков, юрист-предприниматель, основатель компании NewLawyers. Имеет высшее юридическое образование, является кандидатом юридических наук.

Более 10 лет работал в одной из компаний «Большой четвёрки», где занимался сопровождением сделок M&A, реструктуризацией и подготовкой бизнеса к приходу инвесторов, представлением интересов инвесторов и стартапов в ходе переговоров. Совместно с партнёрами запустил сервис NewLawyers.

Lite, который помогает компаниям малого и среднего бизнеса экономить на юридическом обслуживании при сохранении высокого уровня юридической защиты бизнеса.

Имеют ли юридическую силу сканы договоров, пересылаемые по электронной почте

Договор в письменной форме может быть заключён, в числе прочего, путём обмена электронными документами. С юридической точки зрения под таким документом понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Таким образом, можно предположить, что если скан договора был отправлен по электронной почте, то этого достаточно для признания договора заключённым. Однако этот вывод верен только в том случае, когда, как требует закон, есть возможность достоверно установить, что договор исходит от второй стороны.

Далеко не каждое сообщение, отправленное по электронной почте, такую возможность даёт. Более того – когда вы получаете от вашего контрагента сообщение с приложенным к нему сканом договора, то вы на самом деле не знаете, кто конкретно его отправил и какими полномочиями он обладал.

Каким же образом можно достоверно установить, что договор, отправленный по электронной почте, исходит от второй стороны?

Наиболее очевидный способ – это использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Как предусмотрено в федеральном законе «Об электронной подписи» (N63-ФЗ от 6 апреля 2011 года), документ, подписанный такой подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

По существу, с точки зрения закона, именно использование такой подписи на электронном документе может сформировать достаточную уверенность в том, что его подписало конкретное лицо.

В настоящий момент существует достаточно большое количество специализированных облачных сервисов, которые позволяют обмениваться электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, даже без установки специализированного программного обеспечения на локальный компьютер.

Методы подтверждения юридической силы договоров, заключённых по электронной почте

Впрочем, если вы всё же пошли простым путём и ограничились заключением договора по электронной почте, то отчаиваться не стоит. Дело в том, что судебная практика, которая складывается по данному вопросу, всё-таки оставляет хорошему юристу шанс защитить интересы своей компании в случае возникновения спора с контрагентом.

Как показывает анализ, о наличии договорных отношений могут свидетельствовать следующие индикаторы:

Очевидные доказательства реальных переговоров по электронной почте с согласованием существенных условий будущих отношений;
Наличие реальный отношений, подтверждаемых систематическим документооборотом в электронной форме;
Указание в договоре на применяемые электронные адреса, созданные в домене контрагентов, и их реальное использование.
Пересылка скана договора с электронной почты руководителя организации с указанием в подписи его ФИО, должности, наименования организации и т.п.

В свою очередь, скана договора может быть недостаточно при наличии следующих обстоятельств:

Отсутствие электронной переписки, опосредующей обмен сообщениями по электронной почте;
Отсутствие ясности относительно полномочий лица, ведущего переговоры;
Использование электронных ящиков на сервисах mail.ru, gmail.com, yandex.ru и т.п.
Сомнения относительно чёткости и ясности скана при наличии признаков фальсификации

Кроме того, есть несколько дополнительных рекомендаций, выполнение которых может помочь вашему юристу защитить ваши интересы в суде.

1. Подтверждение договора его фактическим исполнением

Закон говорит, что если одна сторона предложила другой стороне заключить договор (сделала оферту), а другая сторона просто приступила к его исполнению (совершила акцепт), то договор можно считать заключённым.

Иными словами, если вы послали вашему контрагенту скан подписанного договора по электронной почте, и контрагент начал его исполнять (поставил товар, оплатил аванс и т.п.), то он фактически подтвердил существование этого договора. В судебной практике периодически случаются дела, подтверждающие правильного такого подхода.

2. Фактическое заключение договора

Также в законодательстве содержится положение, согласно которому если одна сторона приступила к исполнению договора (например, поставила товар), а другая сторона это исполнение принимает (например, оприходует товар на склад), то впоследствии она, по общему правилу, не вправе требовать признания этого договора незаключённым.

Иными словами, если вы, например, обменялись сканами договора по электронной почте, частично отгрузили товар и контрагент его принял и вообще ведёт себя так, как будто происходящее не является для него чем-то необычным или неожиданным, то можно вести речь о фактическом заключении указанного договора, ведь стороны приступили к его исполнению.

3. Последующее одобрение договора

Наконец, последняя идея, которой можно воспользоваться в случае судебного спора. Закон говорит, что если сделку от имени организации заключил представитель без полномочий, а впоследствии организация эту сделку одобрит, то она рассматривается в качестве заключённой от имени организации. Причём не с момента одобрения, а с момента её заключения неуполномоченным представителем.

Примечательным в данном случае является то, насколько широко трактуется понятие «последующего одобрения» сделки. Под ним, в частности, могут пониматься:

письменное или устное одобрение – независимо от того, кому оно адресовано;
признание представляемым претензии контрагента;
иные действия представляемого, свидетельствующие об одобрении сделки (например, полное или частичное принятие исполнения по оспариваемой сделке, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по сделке, подписание уполномоченным на это лицом акта сверки задолженности);
заключение или одобрение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой;
просьба об отсрочке или рассрочке исполнения;
акцепт инкассового поручения.

Альтернатива обмену сканами по электронной почте

Есть ещё один способ «легализовать» обмен юридически значимыми документами в электронной форме, если по каким-либо причинам использование усиленной квалифицированной электронной подписи, о которой говорилось выше, представляется вам неудобным.

Этот способ предполагает заключение т.н. соглашения между участниками электронного взаимодействия. С его использованием можно, в частности, договориться об обмене договорами по электронной почте, причём такая корреспонденция будет иметь юридически значимый характер.

Подписывать такое соглашение в виде отдельного документа совсем необязательно. Соответствующие правила вполне могут быть внедрены в любое другое соглашение, которое вы заключаете с контрагентом: даже в соглашение о намерениях (при условии придания этим положениям юридической силы), в предварительный или в рамочный договор.

Есть ещё один важный момент, о котором необходимо помнить. В вашем стандартном договоре, скорее всего, имеется положение, предусматривающее, например, что любое уведомление, направленное с определённого адреса электронной почты, является надлежащим уведомлением.

Важно понимать, что такой (или аналогичной) фразы недостаточно для появления соглашения между участниками электронного взаимодействия. Это связано с тем, что закон предусматривает целый набор условий, которые необходимо включить в договор, чтобы он приобрёл статус соглашения между участниками электронного взаимодействия.

Поэтому обратитесь к вашему юристу, чтобы он всё грамотно зафиксировал.

Источник: https://biz360.ru/materials/mozhno-li-zaklyuchat-dogovory-po-elektronnoy-pochte-i-kak-eto-pravilno-sdelat/

Заключение электронного договора

Как заключить договор поставки по электронной почте

Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:

Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Что придает юридическую силу электронному договору

Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:

Форма договора должна соответствовать законодательству, если документ относится к формализованным.
договора должно соответствовать закону.
Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

Составить документ в соответствии с форматом, установленным государством.
Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д. Формат неформализованных документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В некоторых случаях, которые определяет правительство, сторонам необходимо заключать сделку только в бумажной форме (п. 1 ст. № 63-ФЗ). Нельзя составлять в электронном виде договоры, если для них установлено требование об обязательном нотариальном удостоверении, например:

договор ренты,
договоры купли-продажи недвижимости, дарения, залога долей в уставном капитале.

Есть отдельные категории документов, которые можно оформлять только на бумажном носителе в простой письменной форме — например, договор поручительства (ст. 362 ГК РФ).

Также в бумажном виде требуют заключать договор, который нужно предоставить на госрегистрацию — например, оформление перехода прав собственности (ипотечный договор, договор аренды недвижимости и др.). Если договор будет оформлен в электронном виде, регистратор не сможет проставить на них штамп.

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.

2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Где подписать электронный договор

Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:

Заключить договор можно на электронной торговой площадке, где проводят торги государственные и коммерческие заказчики.
На сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор. Например, на сайте микрофинансовой организации, которая дает займы под проценты. Клиентам в этом случае необходимо зарегистрироваться, установить специальное программное обеспечение для работы с электронной подписью и начать работу.
В учетных системах (например, MS Dynamics, SAP, Oracle и других).
В специализированных системах электронного документооборота (например, Контур.Диадок),
В информационных системах (например, на портале Госуслуг реализован сервис по подписанию),
В специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ).
В веб-сервисах, в которые можно подгрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись (например, Контур.Крипто).

Источник: https://ca.kontur.ru/articles/kak-zaklyuchit-dogovor-v-elektronnoj-forme

Как заключить и исполнить договор по электронной почте

Как заключить договор поставки по электронной почте

Какую электронную подпись использовать

По общему правилу, чтобы заключить электронный договор, нужна квалифицированная электронная подпись. Такой документ равнозначен бумажному соглашению.63ФЗ Но стороны могут записать в договоре, что хотят использовать простую или неквалифицированную электронную подпись. В этом случае электронное соглашение так же приравнивается к бумажному, на котором есть собственноручная подпись.63ФЗ-1

63ФЗ П. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

63ФЗ-1 П. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Электронной подписью можно подписывать не только договоры, но и уведомления, акты, счета, письма, другую деловую корреспонденцию.А45 Например, заемщик может подписать как сам договор, так и согласие на обработку персональных данных, анкету, заявление об ознакомлении с условиями финансирования.МГС

А45 Постановление АС Западно-Сибирского округа от 03.05.2021 по делу № А45-15174/2021

МГС Апелляционное определение Московского городского суда от 16.05.2021 по делу № 33–14248/2021

Как происходит заключение электронного договора

А70 Постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.09.2021 по делу № А70-14620/2021

Подписали его усиленной квалифицированной электронной подписью. Договор будет заключен с момента, когда вы получите электронное соглашение с такой же подписью контрагента.

С этой даты считайте сроки исполнения обязательств по договору.

432ГК П. 1 ст. 432 ГК

Как проверить подлинность подписи

Если договор подписан электронной подписью компании, это подтверждает, что его отправила именно она.434ГК, 160ГК Дополнительные доказательства не требуются. Но саму электронную подпись нужно проверить. Если она недействительна, суд может признать договор незаключенным.

434ГК П. 2 ст. 434 ГК

160ГК П. 2 ст. 160 ГК

Сам сертификат также должен быть действителен на момент подписания документа.69ФЗ-2, А40

69ФЗ-2 Ст. 11 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

А40 Постановление АС Московского округа от 24.05.2021 по делу № А40-29216/2021

Если электронная подпись недействительна, суд может решить, что компания ничего не подписывала. В одном деле общество требовало взыскать с ИП оплату товара по договору поставки. Три инстанции отказали истцу. Суды указали, что нет доказательств заключения договора поставки.

Истец в этом споре в обоснование своих доводов принес флешки с файлами, из которых состоял электронный договор. Суд отклонил эти доказательства. Одна из причин — электронные документы от имени ответчика подписаны недействительной электронной подписью. Общество не представило сертификат ключа электронной подписи, а также доказательства, что он внесен в реестр.А62

А62 Постановление ФАС Центрального округа от 07.04.2014 по делу № А62-2893/2011

Недавно Верховный суд изменил этот подход — если ответчик отрицает заключение договора, он обязан представить конкретные доказательства в свою пользу.

Читайте продолжение по ссылке http://e.lawyercom.ru/article.aspx?aid=626535

Источник: https://zakon.ru/blog/2021/03/15/kak_zaklyuchit_i_ispolnit_dogovor_po_elektronnoj_pochte