+7(499)495-49-41

Акт приема-передачи документов

Содержание

Простой образец акта приема передачи документов

Акт приема-передачи документов

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Пустой бланк акта о передаче документации (word)

Простой образец акта приема передачи документов (word)

Образец акта передачи дел при смене директора (word)

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

  1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  • их количество;
  • их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
  • дату передачи (иногда и время);
  • передавшая сторона;
  • принявшая сторона.
  1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  1. Между 2 частными гражданами.
  2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

  1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
  2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2018 г

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

  1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
  2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
  3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
  4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
  5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:
  • номера (в хронологическом порядке);
  • полные официальные названия документов;
  • дата их составления/подписания;
  • номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
  • форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).
  1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

  • учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
  • первичная бухгалтерская отчетность;
  • лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
  • заключения налоговых и иных проверок;
  • ценные бумаги, векселя;
  • свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
  • договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
  • платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписываетсядокумент всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства.

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

Особенности процедуры состоят в следующем:

  1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
  2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо  вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды.

Источник: https://2ann.ru/prostoj-obrazec-akta-priema-peredachi-dokumentov/

Образец простого акта приема — передачи документов — самая полная информация

Акт приема-передачи документов

Здравствуйте, уважаемые подписчики! Я часто слышу, что после увольнения бывшие работодатели предъявляют претензии к своим сотрудникам. То они не могут найти документ, то не нравится заполнения и так далее.

Для того, чтобы обезопасить себя, обязательно, при увольнении нужно составить акт приема-передачи документов. Сегодня в статье я расскажу о том, как правильно составить этот акт и не допустить основных ошибок.

Будьте внимательны, следуйте основным правилам и работодатели не смогут вам ничего предъявить.

Акт приема-передачи бухгалтерских документов

Акт приема-передачи документации относится к официальным документам с юридической силой, которые являются обязательной частью любого договора. Если в результате официального соглашения стороны подписывают какие-либо документы, то, соответственно, составляется акт приема-передачи документов, который является запротоколированным перечнем документов.

Обязательно указывается наименование документов, подлежащих передаче, количество экземпляров и прочие существенные параметры, например, передается копия или оригинал. Таким образом официально передается любая документация.

Передача назад осуществляется по заявке установленного образца, в которой указываются наименования переданных и не представленных документов (в случае, если часть была утеряна или не может быть представлена по иным причинам). Может быть указана должность лица, уполномоченного на проведение проверки, дата передачи и другая информация.

Источник: http://btimes.ru/documents/acts/akt-priema-peredachi-dokumentov

Опись и учет передачи учредительных документов другому лицу

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи при увольнении и прочих случаях

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.

Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel.

Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .

Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов.

Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр. Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Источник: http://you-right.ru/stati/dela-yurlic/opis-i-uchet-peredachi-dokumentov

Доказательством исполнения обязанностей стороны в ряде договоров является письменный акт приема-передачи. Документ подписывается, как правило, сторонами договора и в рамках договорных отношений: передача товара по договору поставки, транспортного средства или иной вещи по договору купли-продажи, в рамках арендных отношений и т.п.

Такой акт фиксирует не только факт выполнения обязательств, но и состояние передаваемого имущества на момент передачи. Поэтому в рамках судебных споров акт приема-передачи может стать важным доказательством по гражданскому делу.

Обязательность составления такого документа, как акт приема-передачи, может быть предусмотрена прямо в договоре, а может вытекать и из норм Гражданского кодекса РФ.

Например, в силу ст. 556 ГК РФ факт передачи недвижимости по договору купли-продажи и принятие ее покупателем осуществляется по передаточному акту. Или ст. 655 ГК РФ (аренда здания). Акт приема-передачи может быть составлен сторонами любого обязательства и по личной инициативе.

Пример акта приема-передачи

05 марта 2017 г.                                                                              г. Ульяновск

по договору купли-продажи жилого дома и земельного участка

от 01 февраля 2017 г.

Источник: http://blognalog.com/uchet/obrazets-prostogo-akta-priema-peredachi-dokumentov-samaya-polnaya-informatsiya.html

Акт приема передачи документов: образец

Акт приема-передачи документов

В процессе функционирования любого предприятия могут возникнуть ситуации, когда обязательно потребуется передача документов другому лицу. При этом осуществляется отправка кадровых, ЖСК и других из рук в руки. Определенные файлы оформляются при смене учредителя, главы компании и других лиц.

При увольнении конкретного должностного лица информация переходит к новому работнику. Важно знать основную специфику оформления данных в определенных обстоятельствах. Необходимо правильно его составить. Для этого используется специальная форма. Применяя бланк, можно составить требуемый файл.

Акт приема-передачи документов бухгалтерии

Обычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк.

Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов.

Они должны быть переданы другому лицу, которое заменит уволенного.

Для передачи ценных бумаг используется соответствующая форма. Касательно учета бухгалтерских записей составляются специальные акты. Передаваемые дела чаще оформляют таблицей. В ней указываются следующие данные:

  • число, месяц, год;
  • номера;
  • наименования бухгалтерских файлов.

Акт приема-передачи при замене директора

Директор и главный бухгалтер занимаются заверением важной бухгалтерской документации. Если стоит задача – смена директора, в этом случае составляется акт о передаче его прав другому лицу.  

При смене директора, как и главного бухгалтера, необходимо поставить в известность организации, занимающиеся контролем предприятий, а также банк, который обслуживает компанию. Для государственных предприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило. Что касается частных организаций, они в этом случае принимают самостоятельное решение.

Для оформления акта потребуется специальный бланк, который нужно заполнить согласно общепринятым нормативам. Следует сказать, что при смене директора может возникнуть масса вопросов и проблем только в отношении бюджетных компаний. Но они вполне решаемы. Прием осуществляется комиссией, которая создается на основе приказа. 

Акт приема-передачи кадровой документации

Для того чтобы правильно заполнить такой файл, необходим образец. При отправлении кадровых записей другому лицу на предприятии при увольнении, следует заполнить бланк. Всегда в процессе заполнения кадровых документов нужно обязательно указать такие моменты:

  • номер п/п;
  • название;
  • временной период;
  • число файлов;
  • примечания.

Если имеют место такие ситуации, как утрата личных дел, отсутствия заполнения личных карточек, это следует указать в примечании при передаче кадровых документов.

Передача информации, касающейся воинского учета

При необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, составляется специальный акт, для заполнения которого существует образец. Для того чтобы правильно его составить, потребуется образец, который можно скачать. Данные, которые должна содержать форма:

  • название организации;
  • дата;
  • имена, отчества и фамилии должностных лиц, состоящих в комиссии;
  • должность, фамилия, имя и отчество ответственного за воинский учет;
  •  должность, имя, отчество, фамилия лица, принявшего человека;
  • причина;
  • название файлов.

Акт приема-передачи документов при замене учредителя

При необходимости в смене учредителя на предприятии возникают определенные сложности. Учредителем назначаются исполнители, которые будут нести ответственность за процесс перевода файлов.

Действует приказ о составлении комиссии. При этом указывается период, в течение которого осуществляется отправка. При смене и назначении нового учредителя отправляются в его руки. Форму акта можно скачать без проблем.

Акт приема-передачи документов на хранение государством

Нередко возникают ситуации, когда требуется изъять информацию с предприятий на государственное хранение. При этом необходима подготовка соответствующего акта, на базе которого будет осуществлена передача на постоянное хранение.

  • реорганизационные мероприятия в компании;
  • окончание срока хранения документации на предприятии;
  • ликвидация компании;
  • другие ситуации.

При приеме на государственное хранение следует обязательно указать такие данные, как название компании, передающей документы и наименование собственно архива, который их принимает.

Пример, утеря важных бумаг, требует, чтобы данную ситуацию отметили в акте.

В том случае, когда производится перенос на государственное хранение и имеют место определенные примечания, они должны быть указаны в акте.

Акт приема-передачи бухгалтерии ЖСК

В этой ситуации осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по тому же принципу, что и в случае приема-передачи информации, связанной с бухгалтерией в других случаях. Это самые важные документы ЖСК и следует не допускать ошибок в процессе оформления акта, поэтому лучше использовать образец.

Следует скачать файл, на котором ставится дата и обозначается место. Согласно приказу формируется комиссия, состоящая из трех человек. Их имена, а также название предприятия, имя лица, принимающего и передающего, указываются в обязательном порядке.

Правильно составленная форма от одного лица к другому, поможет избежать недоразумений. В обязательном порядке такая процедура осуществляется по решению комиссии. 

Скачать чистый бланк акта приема-передачи документов

Скачать образец заполнения акта приема-передачи документов

Скачать акт приема-передачи при смене директора

Скачать акт приема-передачи документов по воинскому учету

Скачать акт приема-передачи документов на государственное хранение

Источник: https://paperdoc.ru/documents/act/akt-priema-peredachi-buxgalterskix-dokumentov

Акт приема передачи документов

Акт приема-передачи документов

Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

Как правильно составить передаточный акт в 2018 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

  • Название свидетельства.
  • Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
  • Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
  • Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
  • Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

  1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
  2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:
  • № п/п.
  • Наименование документа.
  • Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.
  1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

  1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
  2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
  3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
  4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
  5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
  6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

  • Название, дата и место написания свидетельства передачи.
  • Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
  • Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
  • Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
  • Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
  • В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности.

Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы.

  При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Акт приема передачи документов другому лицу

Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику.

Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

  • Название свидетельства.
  • Дата подписания.
  • Место подписания.
  • Название передаваемых материалов в виде списка.
  • Число передаваемых материалов.
  • Ф.И.О. участвующих сторон.
  • Основание для оформления бланка.
  • Подписи сторон.
  • Печати.

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

Требования к акту передачи документов другому лицу

При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.

), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов.

Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

В содержательной части, выполненной в виде таблицы отображается список передаваемой документации с отображением (названия каждого документа, состава, числа страниц, экземпляров и т. д,).

Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

Скачать примеры составления стандартного приемо-передаточного акта

Источник: https://DocInfo.net/akt-priema-peredachi-dokumentov/

Акт приема-передачи документов

Акт приема-передачи документов

При заключении договора может понадобиться передать контрагенту те или иные документы. Акт приема-передачи документов подтвердит, что компания выполнила эту обязанность. Читайте в статье, когда применяют акт и как его оформить.

При передаче документов по договору оформляют акт

Один из принципов договорной работы – документально подтверждать любое действие. Это снижает риск разногласий между контрагентами.

Кроме того, в случае спора компания сможет доказать в суде, что выполнила свою часть обязательств.

В частности, когда при заключении договора или в процессе исполнения нужно передать контрагенту комплект документов, это действие специально оформляют. Для таких целей служит акт приема-передачи документов.

Образец акта приемки-передачи документов

Акт приема-передачи документации потребуется не только для того, чтобы оформить передачу бумаг контрагенту. Такие акты составляют, когда направляют ответ по запросу госорганов. Например, если налоговая затребовала определенные документы, нужно не только сформировать указанный комплект, но и сделать опись в акте.

В акте передачи документов отражают сведения по основному договору или запросу госорганов

Когда компания передает второй стороне договора или госоргану документы, передаточный акт должен содержать информацию о том, в рамках какого договора или запроса его оформляют. Акт служит одним из приложений к договору или ответу на запрос. В него включают не только список документов, но и некоторые условия их использования.

Например, компания подписывает с контрагентом лицензионный договор. В этом случае акт является доказательством, что лицензиар передал необходимые сведения лицензиату.

Если речь идет о передаче технологий или секретов производства, компания обязана передать второй стороне сделки материалы и инструкции по использованию. Акт передачи документов подтвердит, что лицензиар выполнил это обязательство.

Кроме того, в таком акте указывают условия сохранения коммерческой тайны.

Образец передаточного акта документов по лицензионному договору

Если поручитель выполнил обязательство за должника, также оформляют акт приема-передачи документов. После того, как поручитель рассчитается с кредитором, он получает право потребовать с должника погашения задолженности. В этом случае кредитор обязан:

  • вручить стороне, которая исполнила обязательство, документы, которые подтверждают требование к должнику;
  • передать права, которые обеспечивают это требование.

Поручитель получает:

  • права требования по основному обязательству;
  • права, которые принадлежали кредитору как залогодержателю;
  • право потребовать выплаты процентов на сумму, которую он перечислил кредитору, а также возмещения убытков, которые появились вследствие выполнения обязательства за должника (ст. 365 ГК РФ).

Все эти сведения отражают в акте приема-передачи документации.

Аналогичным образом оформляют акт, если передают право по договору уступки, документы по подряду и т. д.

В акте приема-передачи документации указывают данные о сделке и контрагентах

В законе нет специальных требований к тому, в какой форме нужно составить акт приемки-передачи документов. Важно отразить сведения, которые позволяют идентифицировать сам документ и понять, передачу каких бумаг и материалов он подтверждает. Когда готовят комплект документов к передаче, в акте перечисляют:

  1. Наименование и реквизиты компании, которая передает бумаги. Указывают, кто именно действует от лица компании (директор на основании устава, представитель на основании доверенности).
  2. Информацию о лице, которое получает бумаги. Если это контрагент по сделке, указывают его наименование, реквизиты и должность ответственного. Если это госорган (например, ИФНС или правоохранительные органы), указывают, кто является получателем комплекта документов.
  3. Причину, по которой компания передает документы. Например, реквизиты договора, в рамках которого контрагент получает бумаги (подряда, уступки права, лицензионного и т. п.). Или реквизиты запроса госоргана, если компания отвечает на запрос.
  4. Перечень документов.
  5. Особые сведения, которые касаются условий исполнения договора. Например, указание о необходимости сохранить коммерческую тайну при передаче документов по лицензионному договору.
  6. Количество экземпляров акта. Обычно акт приема-передачи документации делают в двух экземплярах, один из которых передают вместе с комплектом бумаг.
  7. Дату составления.
  8. Подписи сторон, которые удостоверяют, что одна сторона передала, а вторая получила документы.

При составлении акта приема-передачи документов воспользуйтесь образцами, которые можно скачать из приложения к статье.

Источник: https://www.law.ru/article/21854-akt-priema-peredachi-dokumentov

Акт приема-передачи документов – правила и порядок составления

Акт приема-передачи документов

В ходе хозяйственной деятельности в организации образуется большое количество документов.

Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.

Но каждый документ имеет срок хранения. По истечении, которого он подлежит сдаче на хранение. Также бывают случаи, когда бумаги нужно передать от одного работника к другому, либо переместить из одного структурного подразделения в другое.

Назначение и законодательное регулирование использования данного акта

Скачать бланк и образец Акта приема-передачи документов.

При перемещении любых документов должен составляться акт приема – передачи, который фиксирует факт передачи документов от одного работника к другому, либо сдачу в архив на хранение.

Этот документ имеет юридическую силу при наличии всех положенных реквизитов, главными из которых являются подписи сдающей и принимающей стороны, а также комиссии при ее наличии.

Законодательство обязывает составлять акт только в нескольких случаях. Основной, это передача товарно-материальных ценностей и бланков строгого учета.

В прочих случаях акт составляется по желанию сторон, что бы придать процедуре юридический статус.

Когда он применяется

Акт приема передачи документов желательно составлять в следующих случаях:

  • перемещение документов из одного структурного подразделения в другое;
  • передача документов от одного должностного лица другому;
  • передача товарно-материальных ценностей;
  • передача документов при смене юридического статуса компании.

Этот перечень не является исчерпывающим.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Архивное хранение

В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.

Дела долгого срока хранения должны быть прошиты и пронумерованы. Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается хранить в скоросшивателях.

Лицо, сдающее документы на хранение сдает их по акту ответственному за архив лицу.

Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия

При ликвидации организации создается комиссия, которая в том числе отвечает за передачу дел на хранение в государственный архив. Это довольно трудоемкая работа, поскольку в государственной системе делопроизводства есть свои стандарты, которые обязательно должны быть выполнены для приема дел на хранение.

При продаже и реорганизации, комиссии образуются с двух сторон. Это может быть и одна комиссия, но в нее обязательно должны входить представители обеих сторон.

Смена директора, учредителя

При смене руководителя и учредителя организации создается комиссия по приемке-передаче всей числящейся за ним документации.

Как правило, это учредительные документы и печать организации. Если уже назначен новый руководитель, то все дела передаются ему, если же нет, то ответственность за сохранность этих документов несет комиссия.

Увольнение сотрудника

Самый распространенный и в то же время самый простой случай, когда составляется акт приема – передачи дел, это увольнение должностного лица и передача всей его документации другому.

Передаче конкурсному управляющему

При процедуре банкротства любой организации назначается арбитражный управляющий, который и ведет все дела до полного закрытия компании. Документы в этом случае должны быть переданы на хранение в государственный архив.

Правила составления

Передача документов производится в присутствии передающего и принимающего должностного лица. Если есть комиссия, то в присутствии всех членов комиссии.

Каждый вид документов пересматривается на полноту и соответствие заполнения и записывается в акт. Подсчет производит, как правило, принимающая сторона. Если при приемке-передаче присутствует комиссия, то подсчетом занимаются члены комиссии.

Порядок оформления

Законодательство не устанавливает форму акта приемки – передачи документов. Но в практике делопроизводства сложилась определенная форма данного документа.

Основные реквизиты акта приема-передачи:

  • наименование организации;
  • наименование документа;
  • дата и место составления;
  • вводная часть, в которой указывается лицо сдающее документы, лицо, их принимающее и состав комиссии при ее наличии;
  • перечень документов с указанием числа;
  • подписи всех участвующих в приемке-передаче.

Акт составляется либо непосредственно в процессе подсчета вручную, либо сначала составляется черновик, который затем перепечатывается и подписывается всеми членами комиссии.

Структура и содержание

Акт может составляться на бланке организации, где вверху указывается полное наименование организации.

Затем идет наименование акта, например акт приема-передачи документов отдела кадров.

Ниже ставится дата и место составления акта.

Далее идет основная часть акта, указываются все участвующие стороны.

Для перечисления документов лучше составить таблицу, в которой предусмотреть колонки для наименования документов, их количества, желательно предусмотреть колонку для примечаний.

Оформление передаваемых документов

Перед передачей документы должны быть оформлены согласно правилам делопроизводства. Дела, которые уже закончены должны быть сшиты и пронумерованы, первой страницей должна идти опись.

Все прочие документы должны быть сформированы в папки и дела, распределены в хронологическом порядке и иметь все необходимые реквизиты, такие как дата и номер при необходимости.

Нюансы составления для различного вида бумаг

Для того, что бы правильно осуществить процесс приема-передачи документов, прежде всего нужно знать, какие документы должны быть в наличии, в том или ином случае.

Как правило, они должны быть прописаны в номенклатуре дел, либо в учетной политике организации.

Для бухгалтерского делопроизводства

Передавая бухгалтерские документы от одного лица другому нужно учитывать, имеются ли среди них бланки строгой отчетности.

При их наличии и передаче лучше составлять отдельный акт, поскольку они являются материальной ценностью, также желательно, чтобы их передача осуществлялась комиссией, а не только принимающей и передающей стороной.

Для кадровых документов

При передаче кадровых документов их лучше скомпоновать по наименованию и срокам хранения, то есть те документы, которые подлежат хранению 75 и более лет складываются отдельно, все прочие отдельно.

В процессе приемки-передачи также можно отобрать документы подлежащие уничтожению, к ним относятся, например приказы по кадровой работе, которые хранятся от 3 до 5 лет. Эти документы можно занести в отдельный акт.

Чистые бланки трудовых книжек лучше передать отдельным актом, как материальные ценности.

Учредительные и правоустанавливающие

Основными документами любой организации являются учредительные документы, поэтому их передача должна осуществляться с особой тщательностью.

Отдельное внимание при передаче таких документов нужно уделить гербовой печати.

Порядок передачи бумаг в государственный архив при ликвидации предприятия рассмотрен в следующем видео сюжете:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=11001

Акт приёма-передачи документов. Образец заполнения 2018 года

Акт приема-передачи документов

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием.

Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи документов .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи документов .doc

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений.

В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством.

Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Источник: https://assistentus.ru/forma/akt-priema-peredachi-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.